Que fait un responsable payroll ?

Stephanie Luyckx, 29 ans, travaille depuis 6 ans et demi en tant que responsable payroll chez Acerta. Elle a débuté sa carrière aux quartiers généraux de Leuven et est ensuite devenue manager dans le bureau de Hasselt où travaillent 9 payroll officers.

11 décembre 2017

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"Lors des périodes de rush, c’est-à-dire au début et à la fin du mois, c'est toujours une victoire lorsque j'arrive à calculer correctement les salaires de mes quatre-vingts clients." (Stephanie Luyckx, responsable payroll chez Acerta)

En quoi consiste le travail d'un responsable payroll ?

Stephanie : "En tant que responsable du payroll, vous vous occupez de la rémunération correcte et ponctuelle des membres du personnel de vos clients. Pour de nombreuses familles, il est crucial de recevoir les salaires à temps car il s'agit d'un besoin vital. Ensuite, il y a un rôle consultatif qui est important : nous suivons la législation sociale de près afin de pouvoir immédiatement donner des conseils si des changements sont opérés au sein d'une commission paritaire."


"Nous répondons également aux questions des clients s'ils ont des problèmes relatifs à la législation, qu'ils s'agisse d'un crédit-temps, d'un licenciement ou d'une absence. Enfin, nous devons veiller à ce que toutes les déclarations de la sécurité sociale et des salaires soient envoyées à temps, tout comme les documents destinés à la mutuelle. Il s'agit d'un travail en mutation constante. La législation évolue au jour le jour et de nouveaux éléments apparaissent en permanence."

Pour quelles entreprises travaillez-vous ?

Stephanie : "Nous avons tous un certain nombre de sociétés qui comptent entre 20 et 500 personnes actives dans différents secteurs tels la construction, la métallurgie, les transports, l'alimentation,… L'approche diffère en fonction de la taille du client. Une grande structure disposera d'un service du personnel et posera des questions plus complexes."


"Un responsable payroll est généralement en contact avec le gestionnaire de l'entreprise, le comptable ou encore le collaborateur des ressources humaines qui prépare la masse salariale à nous envoyer."

Que trouvez-vous le plus difficile dans votre travail ?

Stephanie : Lors des périodes de rush, c’est-à-dire au début et à la fin du mois, c'est toujours une victoire lorsque j'arrive à calculer correctement les salaires de mes quatre-vingts clients. Je n'effectue pas un travail purement exécutif. Si un client a une question ou un problème et se retrouve bloqué, j'essaye de trouver une solution appropriée pour débloquer la situation. Le plus difficile est de soutenir la clientèle et d'agir de façon proactive. Ici, la relation de confiance est capitale. Plus il y a de contacts, plus nous satisfaisons leurs attentes."

Quels sont les aspects moins agréables d'une telle profession ?

Stephanie : "Nous sommes le premier point de contact pour tous les problèmes rencontrés par nos clients. Il faut donc être résistant au stress lors des périodes de rush et aller de l'avant tout en trouvant des solutions réalistes, et ce éventuellement en demandant de l'aide à des collègues plus expérimentés dans un domaine particulier."

Travaillez-vous en équipe ou indépendamment ?

Stephanie : "Nous avons tous notre propre portefeuille de clients et travaillons généralement de façon indépendante. Nous avons chacun une boîte mail où tous les messages de nos clients arrivent. Si quelqu'un est absent, nous avons un système de back up. Ensuite, tous les payroll officers travaillent ensemble dans un grand bureau et peuvent plus communiquer entre eux."

En quoi consiste un dossier complexe pour un responsable payroll ?

Stephanie : "Une grande entreprise ou de nombreux employés travaillent et ou beaucoup de programmation est nécessaire. Il y a par exemple des application différentes en cas de travail le week-end ou la nuit. D'autres dossiers ennuyeux contiennent des questions juridiques complexes comme par exemple le cas d'un employé qui se comporte mal sur son lieu de travail ou agit de manière contraire à la législation en vigueur au sein de l'entreprise."

Qu'avez-vous étudié ?

Stephanie : "J'ai suivi une formation en droit du travail avec une option en gestion du personnel. Ensuite, j'ai étudié les ressources humaines pendant un an. Ce fut une excellente préparation pour le travail que j'effectue actuellement, bien que différents profils peuvent postuler pour une telle fonction."


"Chez Acerta, beaucoup de formations sont proposées. Lors de notre première année de travail, nous sommes très bien coachés et suivis. Cela aide beaucoup au niveau de la résistance au stress et permet de jongler avec les chiffres d'une main de maître."


(eh/jy) – Tous nos remerciements à Acerta Consult. 

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