Messagerie qui déborde ? 9 conseils pratiques

Vous perdez beaucoup de temps le matin en arrivant au bureau pour cause de messagerie surchargée ? Suivez ces 9 conseils et dites adieu à une mailbox trop pleine et oubliez votre stress lié aux mails.

16 janvier 2013

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1. Ne vérifiez pas constamment

Une des grandes causes du stress dans ce contexte, les collaborateurs ont souvent le sentiment qu’ils doivent tout de suite répondre à leurs emails. Vérifier constamment ses mails est devenu une vraie maladie de nos jours. Donnez-vous des moments mails, par exemple une 1/2 h le matin, 1/2 h fin d’après-midi. Vous gagnez ainsi beaucoup de temps en ne vous laissant pas constamment distraire par vos messages entrants.

2. Archivez

Vous recevez fréquemment des messages de votre service de messagerie, se plaignant que votre mailbox déborde ? Avant qu’elle n’ait atteint ses limites et ne se mette à dysfonctionner, pensez à archiver vos mails. Vos anciens messages restent toujours accessibles mais ils prennent moins de place. Vous consulterez votre mailbox plus facilement et donc plus rapidement.

3. Pensez par deux fois à ajouter un destinataire en cc

Beaucoup de boîtes mail sont surchargées parce que l’on met constamment des gens en cc même si ce n’est pas toujours nécessaire. Pensez vous-même deux fois aux destinataires de votre message. Si la personne en question ne doit pas du tout recevoir votre mail, ne l’ajoutez pas en cc. En montrant le bon exemple, vous faites un pas dans la bonne direction.

4. Déprogrammez les pop up vous avertissant de l’arrivée de nouveaux mails

De tels pop-up qui apparaissent à chaque nouveau mail entrant, font plus de mal que de bien. Déjà que vous devez vous contraindre à ne lire le message que plus tard, dans ce cas, vraisemblablement, vous risquez de le consulter dans les cinq minutes. Vous vous détournez ainsi de ce sur quoi vous étiez occupé et vous réussissez à en faire moins que vous ne le voulez sur votre journée. Alors, déprogrammez cette règle !

5. Séparez l’important du futile

Fixez-vous une période pendant laquelle vous devez répondre aux mails importants. Etablir des priorités, c’est un must. Distinguez bien les mails qui sont importants et ceux qui ne doivent pas être traités dans les 24 heures.

6. Evitez les vraies conversations

L’email n’est pas le meilleur media pour tenir une conversation complète. C’est souvent plus facile de téléphoner et de discuter en ligne de tous les détails voulus. Ensuite, vous pouvez toujours envoyer un mail qui résume brièvement ce qui a été dit.

7. Ne vous inscrivez qu’aux newsletters que vous lisez réellement

Les collaborateurs reçoivent tous les jours une tonne de newsletters dans leur mailbox sans les ouvrir. Ce qui crée le chaos dans les messageries. Faites un récapitulatif de celles que vous lisez effectivement et de celles que vous pouvez mettre tout de suite au panier. Désinscrivez-vous des news qui ne vous intéressent pas. Elles vous stressent bien inutilement.

8. Créez des répertoires

Peut-être un conseil superflu mais il arrive encore que les collaborateurs ne fassent pas de subdivision dans leur mailbox. Dans tous les logiciels de mail, vous pouvez faire des répertoires afin que les mails de certaines personnes sur un sujet donnée apparaissent dans différents fichiers.

9. Mailez vous-même un peu moins

Plus de mails vous envoyez vous-même, plus d’emails vous recevrez à votre tour. Habituez-vous donc à en réduire votre propre usage et vos collègues finiront par suivre !

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