Comment faire comprendre que vous avez trop de travail ?

Observez-vous parfois qu'il n’y a pas assez d’heures dans une journée pour abattre tout le travail qui vous incombe et que celui-ci se compose en grande partie de tâches d’autres personnes ? Malgré cela, vous n’osez pas réclamer plus de temps disponible pour effectuer votre travail dans les délais impartis ?

Voici quelques techniques qui pourront vous aider à faire comprendre que votre timing est bien trop serré…


Vous êtes certainement exposé à ce type de collègues venant constamment vous raconter qu'ils manquent de temps et aimeraient que vous fassiez quelque chose pour eux. Entretemps, le dossier se trouve déjà sur votre bureau sans que vous n’ayez eu le temps de répondre. Vous voulez paraître sympathique et prenez le travail à votre charge, et ce même si vous avez aussi du mal à boucler toutes vos missions en fin de journée.


Comment dès lors faire clairement comprendre à vos collègues ou à votre employeur que vous n’avez vraiment plus de temps devant vous ?

Collègues

Faites-leur savoir que vous prêteriez volontiers votre aide en prenant la mission en charge mais que vous êtes pour l’instant occupé à un projet prioritaire. Dites-leur qu’il est important que vous puissiez vous concentrer pleinement à votre dossier, afin de pouvoir respecter les délais. Si nécessaire, vous pouvez leur proposer un autre timing vous mettant plus à l’aise.


Etre sympathique ne signifie pas qu’il faille laisser les autres vous marcher dessus. Envoyez un mail amical pour avertir vos collègues que, pour l’instant, vous n’avez plus aucune disponibilité dans votre planning mais que vous les aiderez avec plaisir pour des échéances plus lointaines. C’est ainsi que vous arriverez à susciter leur compréhension. Ils ont déjà dû se retrouver eux-mêmes dans de telles situations.

Supérieurs

Dire non à votre chef est souvent difficile. Vous sentez que chacune de ses requêtes est une mission faisant partie de votre travail. Il peut arriver que vous n’avez tout simplement pas le temps de vous en acquitter. Cela peut mettre en danger la qualité de vos prestations, ce qui n’est bon, ni pour vous, ni pour votre responsable. Vous pourriez ensuite culpabiliser de ne pas avoir achevé à temps une autre partie de votre travail ou qu’une tâche soit effectuée en retard alors qu’elle est très importante à ses yeux… Le message est le suivant : restez sur votre position et osez demander clairement les choses !


Comment ? En faisant par exemple savoir que vous prendriez volontiers cette tâche en charge mais qu’entretemps vous allez faire une liste de priorités de votre charge de travail actuelle. Vous soumettrez cette liste à votre manager et aurez ainsi l’occasion de lui demander si le travail que l’on vient de vous confier est à mettre en tête de celle-ci.


En effet, il est évident que, si vous prenez cette mission en charge, les autres to-do’s seront livrées plus tard. Vous pouvez toujours estimer grosso modo le temps que chacune des tâches vous prendra. Restez aimable et insistez, votre responsable peut vous aider en estimant l’urgence de la mission. Il comprendra que vous prenez votre job au sérieux et que vous avez le souci de livrer du bon travail (sachant bien qu’il reste beaucoup à faire sur votre liste, en plus de ce qu’il vient de vous confier) mais que vous n’avez pas non plus envie de refuser la tâche qu’il vous a demandé d’effectuer.

Client

Même les clients osent réclamer votre attention à des moments inappropriés. Le client est roi, mais votre travail ne doit pas pour autant en pâtir. Montrez-vous professionnel dans le cadre de la mission que vous remplissez actuellement. Faites une synthèse afin qu’ils en aient une vue bien claire. Maintenez également cette liste à jour dès qu’une nouvelle mission s’ajoute, en estimant aussi précisément que possible le budget correspondant.


La mission supplémentaire changera vraisemblablement le planning de départ. Tâchez d’être précis en indiquant le nouveau timing. Demandez-leur s’ils sont d’accord avec le planning et le budget. Dès que vous aurez reçu leur confirmation, vous pourrez vous investir dans votre nouvelle mission. Vous gagnerez ainsi pas mal de temps et garderez une vue d’ensemble sur votre emploi du temps. Avertissez aussi votre client que sauter une étape altèrerait le résultat final.

Faites-vous confiance pour arbitrer

Naturellement, il y aura des moments de crise lors desquels vous devrez tout laisser tomber pour venir en aide aux autres. Sachez vous-même estimer quelles sont vos priorités. Soyez compréhensif. La personne qui veut que vous preniez quelque chose en charge ne vient pas toujours vous la demander par paresse, mais parfois parce qu’elle est souvent elle-même débordée. On ne sait jamais quand on aura besoin à son tour de l’aide d’autrui.


Restez sympathique et poli. Il arrive que les autres ne le soient pas, mais cela ne veut pas dire que vous devez tomber dans le même travers. Si votre communication est positive, vous y gagnerez à long terme et obtiendrez leur entière compréhension.


(EH) (SC) Source : Express.be 

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25/03/2015