Bienvenue à la Loterie Nationale, nouvelles recrues !

« C’est vraiment pratique d’avoir un parrain ou une marraine à qui poser ses questions, en plus de son supérieur direct ou de ses collègues. » (Clotilde Mignot, ‘filleule’)

Grâce à quoi les nouvelles recrues se sentent-elles tout de suite à l’aise ? Certainement grâce à un accueil structuré dès le premier jour. Il n’y a rien de pire qu’abandonner une personne à son sort lorsqu’elle prend ses fonctions.

La Loterie Nationale prévoit encore deux autres outils pour assurer un bon accueil. Le premier, c’est l’initiative Lonalo Intro, une session d’information qui se tient chaque trimestre et réunit toutes les personnes récemment recrutées.

“Cette session permet de communiquer des informations, mais aussi de nouer des contacts”, explique Ingeborg Vijgen, responsable de la communication interne à la Loterie Nationale. “Lonalo Intro est en fait une plate-forme via laquelle les nouveaux collaborateurs du siège, du centre de distribution et des bureaux régionaux peuvent se rencontrer.”

Parrain et marraine

Le projet de parrainage qui a vu le jour en 2014 à la Loterie Nationale est une deuxième initiative extrêmement appréciée. Aujourd’hui, nous en sommes déjà à la troisième génération de parrains et marraines. Ceux-ci sont actuellement au nombre de 28, un nombre en constante augmentation chaque année, et ils s’occupent de plus de 70 nouvelles recrues. Ce projet vient d’ailleurs compléter les autres initiatives supervisées par le service RH et destinées aux nouvelles recrues, comme les sessions d’introduction citées plus haut.

Les parrains et les marraines de la Loterie Nationale se proposent volontairement, mais leur mission n’est pas dénuée de tout engagement pour autant. Tous sont en phase avec la culture de l’entreprise et y travaillent depuis un certain temps (plus d’un an). La diversité est également très importante : les parrains/marraines occupent tous les types de fonctions, à tous les niveaux hiérarchiques. Ils bénéficient d’une journée de formation, qui est l’occasion de leur expliquer les particularités de leur rôle. Le service RH organise également des sessions de mise au point pour les parrains/marraines afin de leur permettre d’améliorer leur accompagnement en cas de besoin.

“Les parrains et les marraines sont là pour répondre à toutes sortes de questions pratiques, mais ils remplissent également deux fonctions informelles : ils sont à la fois personne de confiance et oreille attentive. Surtout, ils sont neutres. L’objectif n’est absolument pas de prendre la place du supérieur direct ou des collègues lorsque ceux-ci accueillent de nouvelles recrues au sein de l’équipe”, précise Nadège Mansy, responsable des dossiers de sponsoring à la Loterie Nationale et marraine de quatre filleuls.

“De nombreuses questions les premiers jours”

Les nouvelles recrues apprécient cette initiative. “Les premiers jours, les premières semaines, on se pose toujours beaucoup de questions. On gagne en productivité si une autre personne nous consacre du temps”, ajoute Clotilde Mignot, une filleule de Nadège Mansy. “Je trouve que c’est une bonne initiative qui favorise l’intégration, a fortiori dans une organisation comme la Loterie Nationale, qui compte tout de même 420 collaborateurs. Les projets de ce type ne sont pas si courants. J’en ai rarement observé dans d’autres entreprises”, explique Clotilde, qui se voit bien devenir marraine un jour.

On essaie en général de respecter certaines règles. En principe, les parrains et marraines ne travaillent pas dans le même service que leur filleul(e), sauf dans les bureaux régionaux. Généralement, les uns et les autres se trouvent aussi dans des lignes hiérarchiques différentes. Par contre, tout est mis en oeuvre pour qu’ils aient la même langue maternelle, afin de faciliter la communication. Le projet a entre-temps été étendu aux personnes sous contrat temporaire.

La Loterie Nationale s’efforce maintenant d’adapter l’initiative afin de l’appliquer aux absents de longue durée qui reprennent le travail, car ceux-ci reviennent dans un environnement de travail souvent complètement modifié. Les collaborateurs RH encadrent les parrains et marraines, gèrent le programme et en assurent un suivi détaillé. Les parrains et marraines reçoivent par exemple une checklist qui reprend les points auxquels prêter attention le premier jour, la première semaine, le premier mois, puis les trois premiers mois.

Et la charge de travail ?

Quelle est la charge de travail d’un parrain ou d’une marraine ? “Avant l’arrivée d’une nouvelle recrue, puis lors de son premier jour et les semaines qui suivent, il faut prévoir du temps à lui consacrer. Ce sont très logiquement les périodes où les personnes que nous parrainons se posent beaucoup de questions.

Le parrainage se concentre alors sur les éléments de base : le badge, une visite guidée et une présentation des collègues. Mais après quatre mois environ, la charge de travail baisse sensiblement”, explique Nadège, qui insiste sur le fait que chaque parrain ou marraine remplit son rôle différemment et que la mission évolue aussi dans le temps. “Cela fait déjà un petit temps que je suis la marraine de Clotilde. Elle peut toujours se tourner vers moi lorsqu’elle a une question. Nous sommes restées en contact et nous allons encore manger ensemble de temps en temps.”

Les premiers jours (agités) dans une nouvelle fonction

Quelqu’un qui commence un nouveau travail se pose de nombreuses questions pratiques les premiers jours. Nous avons consulté la check-list des parrains et marraines de la Loterie Nationale et avons relevé quelques-uns des éléments concrets à garder à l’esprit. Voici donc les principaux domaines dans lesquels les parrains et marraines aident les nouvelles recrues ou les accompagnent :

• Vérifier si le matériel nécessaire (PC, téléphone, badge) a été fourni
• Expliquer les règlements relatifs au travail et aux congés
• Aider dans la demande d’un abonnement pour les transports en commun
• Donner des formations sur les systèmes informatiques
• Offrir une visite guidée du bâtiment et des bureaux
• Donner des informations générales sur la société (structure, valeurs d’entreprise, stratégie, style de l’entreprise, événements, etc.)
• Expliquer les canaux de communication internes
• Faire un retour sur la première semaine/le premier mois
• Encourager à participer aux événements propres à l’entreprise (à la Loterie Nationale, il s’agit par exemple du tirage dans le studio) et/ou à des ‘initiatives d’ambassadeur’, comme participer au Week-end du Client ou renforcer les messages de l’entreprise sur les réseaux sociaux.

(as)