8 façons de recevoir moins d'e-mails

Envoyer un e-mail à un collègue se trouvant à coté de vous ou retranscrire une explication par une tartine devenant bien plus difficile à comprendre, qui ne l'a jamais fait? Voici quelques conseils pour ne pas vous retrouver submergé par votre adresse électronique.adresse électronique.

1. Envoyez vous-même moins de mails

Plus vous envoyez de mails, plus vous en recevez. Selon une enquête de McKinsey, il semblerait que, par mail envoyé, vous devriez réceptionner jusqu'à 1,4 messages en retour. Diminuer votre taux d'envoi est donc une première méthode très simple de garder votre messagerie sous contrôle. Envoyez des mails uniquement quand c’est nécessaire. Gardez à l'esprit qu'un appel téléphonique est bien plus rapide et plus direct. Dans la mesure du possible, déplacez-vous jusqu’au bureau du destinataire pour lui parler de vive voix. Sachez également que les urgences ne se traitent pas par mail, et qu'il est préférable de prendre son téléphone ou de se déplacer pour les régler. Ainsi, vous serez nettement moins tenté d'avoir le regard braqué sur votre messagerie.

2. Arrêtez de discuter par mail

Un mail n’est rien de plus qu’une lettre électronique. Il ne sert donc pas à discuter ni à échanger des idées. Déplacez-vous ou traitez du sujet lors d’une pause à la machine à café. Les choses complexes ne se résolvent pas par mail. Ce n’est pas du tout l'outil idéal pour traiter des sujets difficiles. Tentez d’expliquer en une fois vos problèmes à un helpdesk qui est uniquement joignable par mail. Vous n’avez aucune chance d’être compris du premier coup. Vous aurez tôt fait d’admettre que téléphoner est bien plus rapide. C'est le cas, et ce également pour d'éventuels problèmes professionnels entre collègues.

3. Evitez les mails émotionnels

Evitez de manifester vos états d’âme, d’utiliser l’ironie ou de réagir avec émotion par e-mail. Cela ne fera que mener à la confusion et à engendrer des allers retours inutiles et incontrôlables. N'envoyez pas de massages lorsque vous n'êtes pas dans votre état normal. Vous vous compliquerez la vie, alors qu’un déplacement ou un appel téléphonique aurait été bien plus simple.

4. Arrêtez de multiplier les CC et n’utilisez la fonction ‘reply to all’ que lorsque c’est nécessaire

Soyez bref, posez votre question à une seule personne, et précisez le sujet de chacun de vos mails. En procédant de la sorte, vous aurez plus de chances d’obtenir une réponse sur mesure dans un laps de temps rapide. Rappelez-vous du premier conseil si vous songez à envoyer votre mail à une série de personnes : pour chaque mail expédié, vous hériterez d’1,4 mails en retour.

Dans de nombreuses organisations, recevoir des mails en cc est considéré comme une vraie plaie. Pensez-vous que votre patron lit tous les mails dans lesquels il est en copie? Peut-être laisse-t-il ces messages arriver dans un fichier à part qu'il ne consulte qu’une fois par semaine, voire même jamais. Autre cas de figure, les personnes que vous avez ajoutées en cc se mêlent de la conversation. Conséquence: vous recevez encore plus de mails et n’arrivez plus au bout de vos messages entrants.

5. Désinscrivez-vous

Désabonnez-vous des actualités et de la publicité que vous ne souhaitez pas recevoir. Résiliez les abonnements aux newsletters de journaux que vous ne lisez pas. Si vous ne le faites pas, vous serez dérangé en permanence et vous perdrez le contrôle de votre messagerie. Il est irritant de devoir en permanence se débarrasser de la publicité indésirable et des actualités. En vous désabonnant, vous serez rassuré et ne recevrez plus jamais de mails intempestifs.

6. Pour les choses urgentes, téléphonez

Combien de fois par jours recevez-vous un coup de téléphone du genre: " Dis, tu n’as pas encore lu le mail que je t’ai envoyé il y a une demie heure ?". Qui peut exiger que vous répondiez à tous vos mails dans la demi heure ou dans l’heure ? Les urgences ne se traitent pas par mail. Il faut de toute manière toujours téléphoner pour mettre les points sur les i. Par mail, vous perdez les nuances. En téléphonant, vous épargnez les allers retours et évitez le stress inutile à aspirer après une réponse qui n'arrive jamais aussi rapidement que souhaité. Personne ne peut exiger que vous soyez pendu à votre messagerie, ce serait tout simplement contre productif.

7. Plus de re, re, re, re…

Petit indice: un mail vous revient plus de trois fois ? C’est que vous vous êtes trompé d'outil de communication pour transmettre votre message. La solution? Le téléphone ou la conversation en face to face.

Nous ne lisons que partiellement nos e-mails, c’est tout juste si nous les scannons rapidement. Soyez parfaitement lisible, clair, concis et n'hésitez pas à utiliser des listes en expliquant vos attentes point par point. Les réponses que vous recevrez seront similaires et n'arriveront pas dans tous les sens.

8. Si vous en écrivez un, soyez concis

Ne sombrez pas dans un charabia incompréhensible par mail, c'est une mauvaise habitude qui apparaît même pour des sujets qui ne sont pas complexes. Si vous écrivez un mail, soyez précis. Vous lirez vos mails importants à tête reposée, avec une attention supplémentaire. Un mail envoyé avec clarté évitera des allers retours inutiles.

Sources : (EH) Adjustintime & Intermediair.nl  

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01/07/2014