6 conseils pour retrouver une boîte mail en état de marche à votre retour

Votre valise est bouclée, et votre boîte mail ? Pour éviter un retour déjà difficile au bureau, aggravé par les caprices d’un gestionnaire de courriers électroniques qui explose, voici quelques conseils de prudence

5 juillet 2010

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Retrouver une boite mail en état de marche à son retour

  1. Faites le ménage dans vos messages afin de dégager l 'espace nécessaire à l’accumulation de courriers pendant votre absence :
    • vérifiez la taille de votre boîte mail et son taux d'occupation;
    • effacez les messages anciens, inutiles et/ou particulièrement encombrants comme les annexes en format PDF, PPT …) ;
    • archivez les messages importants sur votre disque dur;
    • effacez définitivement votre dossier « éléments supprimés ».
  2. Désabonnez-vous de vos newsletters et autres messages récurrents et informatifs dont vous êtes certain de ne pas pouvoir lire à votre retour.
  3. Programmez des régles « gain de temps » : l’une, par exemple, enverra tous les messages contenant tel mot clé dans l’objet vers un dossier « urgent » que vous consulterez en priorité à votre retour. Une autre régle transfèrera tous les mails venant de telle personne vers un collègue que vous aurez désigné pour suivre vos dossiers.
  4. Déclinez tous les meetings prévus pendant votre absence et indiquez vos dates de vacances dans l'agenda collectif.
  5. Activez les options « out of office » et programmez des messages d’accueil informant de vos dates de congé & aiguillant selon l’ expéditeur et/ou le sujet des messages vers tel ou tel autre collègue.
  6. Changez votre mot de passe pour être sûr qu'il n'expire pas avant votre retour et notez-le dans un endroit facile d'accès et de mémoire pour éviter les soucis après vos congés...
    

A propos, n’en dites pas trop à priori sur votre départ en vacances dans votre statut Facebook, histoire de ne pas faciliter la tâche à d'éventuels cambrioleurs... Eux aussi, aiment les nouvelles technologies !

(fr)   

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