6 conseils pour avoir moins de travail après vos congés

La plupart des gens attendent leurs vacances avec impatience. En revanche, ils aspirent nettement moins à retrouver le chaos ainsi que le travail supplémentaire qui s'est accumulé sur leur bureau pendant leur absence. Comment éviter le raz de marée à votre retour de congé ?

1. Informer à l'avance

Avertissez vos clients, contacts et collègues de votre absence. Préparez un briefing pour les personnes qui assurent le suivi de vos dossiers et informez-les sur la manière de procéder les semaines qui suivent. Appelez vos clients ou envoyez-leur un e-mail pour les informer et planifier les tâches les plus urgentes. Le projet sera-t-il en suspens pendant votre absence ? Une autre personne prendra-t-elle le relais ? Si vous lez prévenez bien à l'avance, ils auront le temps de prendre vos congés en compte.

2. Out of office

N'oubliez-pas vos outils de base ! Votre messagerie Outlook dispose d'une fonction out-of-office, utilisez-la ! Vous ne serez probablement pas en mesure d'informer tous vos contacts, optez pour un message indiquant la durée de votre absence ainsi que les personnes qui peuvent les aider pendant cette période. Cela leur sera certainement utile.

3. Automatiser

Sharepoints est une façon d'automatiser les flux de travail et permet de transférer certaines activités automatiquement à la bonne personne, traiter automatiquement les demandes des clients et avertir les services concernés de certains projets en cours lorsqu'un travailleur n'est pas là.

4. Optez pour des portails en libre-service

Beaucoup de choses peuvent être gérées par le client ou par un collègue s'ils ont l'accès aux formulaires ou aux logiciels appropriés. Il s'agit de portails en libre-service tels ceux utilisés pour l'e-banking, les déclarations d'impôts en ligne, la gestion des services internet ou la commande de courses online. Tout ce qu'ils peuvent faire par eux-mêmes ne devra plus l'être par vous-même !

5. Utilisez des 'bots'

Un 'bot' a une réponse à tout. Il peut se balader dans les répertoires d'un ordinateur, des bases de données en ligne ou des données de personnes de contact de manière à répondre à presque toutes les questions standard. Si le 'bot' atteint la limite de ses capacités, il avertit le client et lui communique le nom de la personne appropriée à qui s'adresser.

6. Aidez vos collègues pendant leurs congés

Vous n'êtes pas le seul à prendre des vacances. Proposez votre aide à vos collègues, ils feront de même à votre égard. La collégialité, cela paie !


(eh/jy) – Source : OrbitOne.com 

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29/08/2016