3 conseils pour que les réunions commencent à l’heure

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Vous avez, vous aussi, le sentiment désagréable de perdre votre temps en attendant qu’une réunion ne commence ? Comment l’éviter ? Existe-t-il des techniques pour y remédier ?

De nombreuses réunions commencent trop tard ou sont pour le moins déstructurées. Il est régulier qu’un collègue ou l’autre arrive plusieurs minutes après l’heure fixée. Ou par manque de chance, qu’un projecteur ne fonctionne pas ou que quelques-uns parmi les participants doivent encore donner un coup de fil avant de démarrer. Le président est parfois lui-même être en retard ; l’agenda de la réunion doit encore être imprimé.

Quant aux quelques collègues qui étaient à temps, ils ont compris que la prochaine fois, il serait mieux de rester derrière leur écran un quart d’heure de plus. Et c’est un cercle sans fin pour l’organisation.

3 conseils pratiques 

Plusieurs méthodes existent pour en finir avec les retardataires. Les trois conseils suivants viennent de participants qui les ont eux-mêmes expérimentés.

1. Enlever des chaises

Le CEO d’une multinationale connue enlève les chaises superflues et fore ainsi les retardataires à rester debout pendant toute la réunion. Un début plaisant pour les collaborateurs qui arrivent à temps mais il est certain que les autres qui sont en retard se sentent visées. Ce conseil semble fonctionner, mais il est tout de même conseillé de tenir compte des circonstances exceptionnelles comme des cas de force majeure.

2. La tirelire de l’association Médecins Sans Frontière

Un autre conseil vient de l’association Médecins Sans Frontière, c’est une tirelire qui convertit avec reconnaissance le nombre de minutes en retard en euros à donner. Bien qu’il puisse être utile d’être en retard pour la bonne cause, chacun semble tout à coup devenir ponctuel.

3. Résumer les points déjà discutés

Moins sympathique : demander aux retardataires de synthétiser les points déjà abordés. Après le silence qui s’ensuit, le responsable demande aux personnes concernées de faire une estimation rapide de ce que cela coûterait à l’organisation étant donné que chacun des membres de la réunion a dû les attendre. Confrontant, oui, mais efficace.

En soi, ce sont trois conseils utiles mais tâchez d’avoir un discours constructif, sans quoi l’effet sera très éphémère.

(tc/sc) - Conseils inspirés par Tim Christiaens, fondateur de Time Management Company. 

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05/05/2014