10 conseils pour que plus personne n’ignore vos mails

Vous attendez parfois des heures voire des jours entiers après une réponse à un mail important ? Vos collègues osent vous prétendre qu’ils n’ont jamais reçu votre mail ou qu’ils ne le retrouvent plus ? Alors ces 10 règles d’or viennent peut-être à point.

1. Faites court

On est tous sous pression. Alors rédigez des mails brefs. Concentrez-vous sur l’essentiel et laissez les détails superflus de côté dans la mesure du possible. Si votre mail est trop long, vous risquez juste que son destinataire en remette la lecture à plus tard, lorsqu’il aura plus de temps. Et ce moment peut se faire attendre longtemps.

2. Résumé dans l’objet de l’email

Ajoutez un objet à vos mails, c’est extrêmement important. Résumez votre message dans l’objet du mail, ainsi le destinataire sait tout de suite de quoi il s’agit. Evitez aussi des mails qui commencent par ‘Fw: Fw: Fw: Fw: …’ car ces mails ressemblent à des spams et ne seront sans doute pas lus.

3. Exprimez-vous avec clarté

Comment attirer l’attention ? Reprenez expressément le nom du destinataire et adressez-vous à lui, en utilisant le « vous » ou le « tu » s’il s’agit d’un collègue proche. Des mails avec des phrases d’introduction telles que « vous m’avez récemment demandé… » ou « vous venez de me parler de… » sont davantage pris en compte.

4. Un seul sujet par email

Ne demandez pas mille et une chose dans un seul mail. Traitez un seul sujet à la fois, même si cela signifie qu’il vous faut envoyer plusieurs mails à la même personne.

5. Le juste ton

Pour les mails à votre patron, vos collègues ou vos clients, il importe d’utiliser le bon ton. Ceux destinés aux collègues peuvent être familiers, ceux avec vos clients ou votre patron, il vaut mieux pas. Soyez prudent avec l’usage de la langue et laissez sarcasmes et ironie de côté : ils peuvent souvent mener à la confusion. Evitez d’écrire des mails qui pourraient être mal interprétés.

6. Ne mettez pas tout le monde en copie

N’envoyez un mail qu’aux personnes pour qui il est relevant. Arrêtez de mettre systématiquement tout le monde en copie. Celui qui n’a rien à voir avec votre message n’a pas à le recevoir.

7. Respectez l’orthographe et la grammaire

Les erreurs de langue sont énervantes. Evitez de pousser sur le bouton « envoi » juste après avoir rédigé vos mails. Pensez à toujours les relire et ne les envoyez qu’aux collègues concernés.

8. Pas de conversation privée

Même si tout va bien entre vous, votre patron et vos collègues, le travail reste le travail. Ce n’est donc pas de la vie privée. Alors évitez de radoter sur les autres ou sur votre patron dans des mails professionnels. Ils peuvent toujours être utilisés contre vous !

9. Pas de dispute par mail

Pour les mêmes raisons, il est absolument déconseillé de livrer bataille dans des mails professionnels. Le mail n’est pas le meilleur canal pour régler vos différends avec vos collègues ou vos clients. Prenez votre téléphone et expliquez-vous.

10. Effacez l’historique des emails

Rien de plus irritant qu’un email dans lequel les messages précédents se succèdent les uns sous les autres. Eliminez régulièrement les messages précédents de l’aperçu. Et si vous en transférez un vers quelqu’un d’autre, faites attention de ne pas envoyer une info indésirable vers la personne concernée. Enfin, évitez le « répondre à tous », surtout lorsque vous envoyez des mails confidentiels.

(sc/nm) - Sources : Businessinsider.com

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06/11/2012