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FANC - Federal Agency for Nuclear Control

Collaborateur administratif (h/f)

Bruxelles

FANC - Federal Agency for Nuclear Control | Brussels | Permanent, Full-time

L’Agence fédérale de Contrôle nucléaire est un organisme d’intérêt public créé en 2001 par la loi du 15 avril 1994 relative à la protection de la population et de l'environnement contre les dangers résultant des rayonnements ionisants et relative à l'Agence fédérale de Contrôle nucléaire.

L’Agence compte actuellement environ 160 membres du personnel.

Nous sommes à la recherche d'un collaborateur technico-administratif.

Collaborateur administratif (h/f)

Job description

Vous rapporterez directement au chef de service Protection de la Santé.

Vous gérez les activités suivantes:

Gestion des dossiers d’autorisation (60%)

  • Réceptionner les types spécifiques de demandes d’autorisation et vérifier leur exhaustivité en suivant les procédures propres au service;
  • Demander les renseignements manquants;
  • Echanger et fournir des renseignements sur des dossiers ou des procédures de demande selon les procédures spécifiques propres au service;
  • Assurer la mise à jour et le suivi électronique des dossiers (SharePoint, CRM);
  • Rédiger les projets de décisions selon les procédures spécifiques propres au service;
  • Préparer et mettre en œuvre des campagnes ciblées, et en assurer le suivi;
  • Etablir des listes, des statistiques et des rapports.

Organisation et suivi des réunions et événements (20%)

  • Etablir l’ordre du jour;
  • Envoyer les convocation;
  • Collaborer à la coordination et l’organisation des réunions et événements dans le respect des procédures établies, ex. : inscriptions, catering, réservation des locaux nécessaires, badges, accueil, …;
  • Préparer et distribuer la documentation nécessaire;
  • Accueillir les participants;
  • Assurer le suivi des paiements en collaboration avec la comptabilité.
  • Veiller au bon déroulement des événements;
  • Assurer la prise de notes lors des réunions;
  • Etablir les procès-verbaux et gérer l’entièreté du cycle jusqu’à leur approbation;
  • Assurer le suivi de la liste d’actions et dresser rapport si nécessaire.

Gestion des dossiers d’enforcement (7,5 %)

  • Préparer les campagnes d’enforcement et les auditions, et en assurer le suivi.

Appui des processus du service (7,5 %)

  • Aider à l’optimisation des processus dans l’optique de la simplification administrative et de l’augmentation de l’efficacité.

Information, communication (5%)

  • Contribuer à la rédaction et à la diffusion de documents d’information, de brochures et de contenu sur le site web.

Profile

  • Vous avez un diplôme de l’enseignement supérieur de type court (Bachelor), de préférence en office management, ou équivalent par expérience;
  • Une expérience dans un contexte médical constitue un atout;
  • Vous avez un bonne connaissance de Microsoft office : Word, Excel, Outlook, CRM et Sharepoint;
  • Vous êtes communicatif et discret;
  • Vos points forts sont l’administration, l’organisation et le suivi de vos dossiers;
  • Vous êtes résistant au stress;
  • Vous vous exprimez correctement en français et en néerlandais et vous avez une bonne connaissance de l’anglais.

Offer

  • Rémunération selon l’expérience et conforme au marché. Evolution annuelle selon un barème ;
  • Chèques-repas ;
  • Assurance de groupe (pension complémentaire, capital décès, rente complémentaire d’invalidité) entièrement à charge de l’employeur ;
  • Assurance d’hospitalisation entièrement à charge de l’employeur ;
  • Transport en commun gratuit entre le domicile et le lieu de travail ;
  • Communications téléphoniques (mobiles) et connexion internet à charge de l’employeur ;
  • Laptop ;
  • L’AFCN est située à 150 mètres de la gare de Bruxelles-Central.
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Characteristics

  • Function type: Administrative clerk
  • Sector: Energy, environment and security
  • Brussels (location)
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Requirements

  • Academic Bachelor
  • At least 2 years experience
  • Dutch, French

Offer

  • Permanent
  • Full-time

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