Back to search results
Vrije Universiteit Brussel

Administratief Deskundige – Faculteit Economische en Sociale wetenschappen & Solvay Business School

Administratief Deskundige – Faculteit Economische en Sociale wetenschappen & Solvay Business School

Via Vrije Universiteit Brussel

De Vrije Universiteit Brussel is al 45 jaar een hoofdrolspeler in het Vlaamse hoger onderwijslandschap. De universiteit telt 15.000 studenten en samen met haar ziekenhuis UZ Brussel stelt ze meer dan 6000 mensen te werk. De Vrije Universiteit Brussel is de grootste Nederlandstalige werkgever in de hoofdstad.

De faculteiten, diensten en afdelingen van de universiteit zijn verspreid over twee groene campussen in het Brussels Gewest: Etterbeek en Jette.

Administratief Deskundige – Faculteit Economische en Sociale wetenschappen & Solvay Business School

Job description

Binnen de werking van de Faculteit Economische en Sociale Wetenschappen en Solvay Business School (ES) staat de Administratief Deskundige, onder verantwoordelijkheid van de Decaan, in voor de coördinatie en de controle over de werkzaamheden van het gepoold vakgroepensecretariaat studiegebied Economische en Toegepaste Economische Wetenschappen.

De Administratief Deskundigen vormen samen met de Faculteitssecretaris en de stafmedewerkers van de Faculteit, en in nauw overleg met de betrokken vakgroepvoorzitters, de spil van de administratieve ondersteuning van de vakgroepen en de facultaire personeelsadministratie.

De Administratief Deskundige stuurt het team van secretariaatsmedewerkers van de vakgroepen. Daarnaast maakt de Administratief Deskundige deel uit van de vergaderingen en commissies die betrekking hebben op de werking van de vakgroepen.

Dit houdt onder meer in:

  • Coördinatie en organisatie van de medewerkers van het vakgroepensecretariaat: aansturen, evaluatiegesprekken voeren, …
  • Coördinatie en ondersteuning van administratieve en logistieke taken: mailing, klassement, bestellingen, aankoop en beheer kantoormateriaal, organisatie en voorbereiding vergaderingen, …
  • Coördinatie en ondersteuning financieel beheer: beheer werkingsmiddelen, ondersteuning vakgroepvoorzitters en andere academici m.b.t. beheer werkingsmiddelen, …
  • Coördinatie en ondersteuning van het gedelegeerde personeelsbeleid van de vakgroepen: organisatie en uitvoering van het onthaalbeleid van nieuwe medewerkers, ondersteuning bij aanstellingsdossiers, …
  • Coördinatie en ondersteuning van de gedelegeerde onderwijsadministratie: organisatie van de indiening en verwerking van de masterproeven, mondelinge verdedigingen en examens
  • Coördinatie en ondersteuning van het onderzoeks- en publicatiebeleid van de vakgroepen: registratie onderzoeksresultaten, logistieke ondersteuning en beheer inschrijvingen van congressen, symposia, studiedagen, …

Profile

  • Vereiste deskundigheid en/of diploma’s: hogere administratieve en technische deskundigheid. Bachelor of gelijkwaardig door ervaring.
  • Je hebt uitstekende verbale en schriftelijke communicatie skills in het Nederlands en het Engels.
  • Jouw skills in het gebruik van courante pc-toepassingen (MS office, Outlook, internet,..) zijn excellent.
  • Je bent vertrouwd met de academische wereld, en hebt goed inzicht in de onderwijsstructuren, in het bijzonder van de universiteit en met de voor de faculteit relevante regelgevingen.
  • Je draagt een voorbeeldfunctie naar de overige secretariaatsmedewerkers wat betreft het bewaken van het confidentieel karakter van het werk op en de dossiers behandeld op het vakgroepensecretariaat.
  • Je bent een geboren organisator en multitasker, proactief, sterk in coördinatie en probleemoplossend denken, besluitvaardig en doordacht handelend.
  • Je bent een echte peoplemanager: je kan de leiding nemen over de secretariaatsmedewerkers, je bent in staat hen te motiveren, aan te sturen, te evalueren; tegelijk ben je luistervaardig, dienstbaar t.a.v. collega’s en diplomatisch.
  • Je bent in staat de essentiële schakel te zijn tussen centrale administratie, departementale structuren en personeel, waarbij je steeds handelt vanuit de codes van integriteit, zorgvuldigheid, transparantie, …:
    • je bent klantvriendelijk en je waakt over de klantvriendelijkheid van de secretariaatsmedewerkers;
    • je communiceert vlot en op gepaste wijze met alle actoren, zowel binnen de vakgroepen als daarbuiten;
  • Je bent stressbestendig en hebt een flexibele ingesteldheid
  • Je voelt je betrokken bij het succes van onze universiteit en meer bepaald bij het belang van een sterke, betrouwbare en transparante faculteit om het VUB-project mee te realiseren.
  • Je hebt een pragmatische ingesteldheid waarin je actief mee zoekt naar oplossingen en voorstellen doet tot optimalisering van de werking.

Offer

Kenmerken

  • Personeelsformatie: Werkingsuitkeringen
  • Aard: contract van onbepaalde duur
  • Omvang: voltijds
  • Benaming functie: Administratief Deskundige
  • Hoofdeenheid: faculteit Economische en Sociale wetenschappen & Solvay Business School
  • Gradengroep: 5-6-7
  • Wijze van begeven: werving
  • Aantal plaatsen: 1

Aanbod:

Een dynamische functie aan de Vrije Universiteit Brussel, in een sterk en ambitieus team, met schitterende uitdagingen, belangrijke verantwoordelijkheden, creatieve kansen en boordevol variatie.

Wij bieden je een maandsalaris volgens de barema’s die van toepassing zijn in de universiteiten in de Vlaamse Gemeenschap, aangevuld met de volgende extralegale voordelen:

  • tussenkomst in reiskosten met het openbaar vervoer
  • groeps- en hospitalisatieverzekering, inclusief gewaarborgd inkomen
  • opmerkelijke sportfaciliteiten en budgetvriendelijke maaltijden op de campus
  • een uitzonderlijke verlofregeling
  • kinderopvang

De Vrije Universiteit Brussel voert een modern en dynamisch personeelsbeleid, met bijzondere aandacht voor de ontwikkeling van haar medewerkers en voor het evenwicht tussen hun job en hun privéleven. Ze heeft oog voor de belangrijke maatschappelijke thema’s van vandaag: ze voert haar beleid binnen een sociaal en ecologisch verantwoordelijk kader en ze beschouwt diversiteit als een rijkdom voor de universitaire gemeenschap.

Meer informatie vind je op de www.vub.ac.be onder ‘Word onze collega’ – ‘Vacatures voor Administratief en Technisch Personeel’.

Geïnteresseerd? Laad dan uiterlijk 17/06/2018 jouw CV, motivatiebrief en hoogst behaalde diploma (niet van toepassing voor VUB-alumni) op via onze website. Gelieve bij het uploaden van uw gegevens ervoor te zorgen dat CV en motivatiebrief elk in een apart document zijn opgenomen.

De selectieproeven zijn gepland tussen 22/06/2018 en 04/07/2018.

Voor meer informatie, contacteer het HR-team via 02/629.20.01.

This job is no longer available.

Other jobs at Talentfinder

All jobs Administrative clerk

Popular Jobs in Administrative clerk:

Interesting jobs in your mailbox every week? Complete your CV on My Jobat and register for Jobat Express.

Brussels

People also viewed

The job was saved

You can find your saved jobs on the homepage or in My Jobat.

To view them on other devices as well, just log in.

Apply now

This job is not available

Characteristics

Requirements

  • Professional bachelor (Higher Education Short Type)
  • At least 2 years experience
  • Dutch

Offer

  • Permanent
  • Full-time

Receive new jobs by e-mail

Receive new 'Administrative clerk' jobs in Brussels straight to your mailbox.

We will not send you any advertising.