Voor ons administratief team zoeken we een nieuwe Office Administrator.
Dit omvat onder meer volgende specifieke taken:
- Beheer van het wagenpark en de aanschaf van tankkaarten. Je voert de onderhandelingen met de leasingmaatschappijen en concessiehouders en doet de dagdagelijkse operationele en financiële opvolging. Je begeleidt de medewerker in zijn keuze van een wagen. Naar de directie toe rapporteer je over de mogelijke conventies per automerk opdat ze de beste keuze van leverancier kunnen maken. Je zorgt ook voor eventuele tijdelijke wagens en huurwagens. Je hebt een duidelijk overzicht over het bestaande wagenpark.
- Opvolging van de timesheets en controle op volledigheid en kwaliteit.
- Voor buitenlandse reizen en beursdeelnames: Contact met de FIT, plaatsen van de aanvraag, verzamelen van de nodige bewijsstukken en opvolging van eventuele storting van subsidies. Recuperatie buitenlandse BTW.
- Financiële administratie: Beheer, opvolging en controle van inkomende facturen (zowel die per post als per mail). PC-banking: Je voert de facturen via online banking in. Administratie voor bedrijfsrevisoren: je ondersteunt administratief het proces van financiële controle.
- Stockbeheer: Je doet de inventarisatie van de stock die voornamelijk bestaat uit drukwerk, gadgets en beursmateriaal. Je doet de opvolging en rapporteert hierover zodat de nodige bestellingen kunnen geplaatst worden.
- Verantwoordelijke voor de broodjes: Je beheert de kassa van de medewerkers en bestelt de broodjes.
We verwachten dat je over voldoende communicatieve en empathische vaardigheden beschikt om zowel met medewerkers, klanten, leveranciers en andere partijen om te gaan. Je weet de nodige assertiviteit aan de dag te leggen om deadlines te kunnen respecteren.
Je bent actief betrokken bij het reilen en zeilen van MediaGeniX, je contactpersonen en je werkzaamheden. Je toont alertheid om eventuele onnauwkeurigheden te vermijden. Je haalt voldoening uit het nauwkeurig beheren van dit takenpakket. Je werkt nauw samen met het admin team en de finance officer. Je rapporteert rechtstreeks aan de CEO.