Zo negeert niemand nog je mails: 10 tips

1. Hou het kort

Iedereen heeft het druk, dus hou je mails steeds zo kort mogelijk. Focus je op de essentie en laat overbodige details in de mate van het mogelijke achterwege. Bij een te lange boodschap bestaat immers de kans dat de ontvanger beslist om jouw e-mail op een later, minder druk moment te lezen. En dat moment kan lang op zich laten wachten.

2. Onderwerp mail = samenvatting

Een onderwerp aan je mails toevoegen, is ontzettend belangrijk. Maak een korte samenvatting over jouw boodschap in de subject, zodat de ontvanger meteen weet over wat het gaat. Vermijd ook mails met onderwerpen als ‘Fw: Fw: Fw: Fw: …’, want e-mails die eruitzien als spam worden zeker niet gelezen.

3. Spreek duidelijk aan

Trek de aandacht door de naam van de ontvanger uitdrukkelijk te vermelden en hem of haar steeds aan te spreken met ‘u’ of ‘jij’, als het een goede collega betreft. Mails met zinnen als ‘u heeft me onlangs gevraagd’ of ‘u sprak onlangs over’ worden minder snel genegeerd.

4. Slechts één onderwerp per mail

Vraag geen duizend en één dingen in eenzelfde mail. Bespreek in iedere mail slechts één onderwerp, ook als dit betekent dat je meerdere e-mails naar dezelfde persoon moet sturen.

5. Gebruik de juiste toon

Mailen naar je baas, collega’s of klanten: het is belangrijk dat je steeds de gepaste toon gebruikt. Mails naar collega’s kunnen familiair zijn, die naar klanten of naar je baas eerder niet. Wees voorzichtig met je taalgebruik en laat sarcasme en ironie achterwege, aangezien deze vaak alleen maar voor verwarring zorgen. Vermijd e-mails die verkeerd begrepen kunnen worden.

6. Zet niet iedereen steeds in cc

Stuur e-mails enkel naar die personen voor wie het relevant is en maak komaf met de gewoonte om steeds iedereen in cc te zetten. Wie werkelijk niets aan je boodschap heeft, hoeft ook jouw e-mails niet te ontvangen.

7. Respecteer spelling en grammatica

Taalfouten zorgen steeds voor de nodige ergernis. Vermijd ze door niet meteen op ‘send’ te klikken nadat je een bericht hebt opgesteld. Lees je e-mails altijd na, ook al stuur je enkel maar naar goede collega’s.

8. Niet privé

Hoe goed je ook met je baas of collega’s overeenkomt, werk blijft werk en behoort dus niet tot de privésfeer. Roddel nooit over anderen (of over je baas!) in bedrijfsmails, want deze kunnen altijd tegen jou worden gebruikt. Hou het netjes!

9. Geen geruzie via e-mail

Om diezelfde reden als de vorige tip valt het absoluut af te raden om geschillen uit te vechten in professionele e-mails. Maak nooit (!) ruzie met collega’s of klanten via e-mail. Zaken uitpraten in mails is namelijk een slecht idee. Neem daarentegen de telefoon in handen of stap naar de collega in kwestie wanneer er bepaalde problemen zijn.

10. Verwijder vorige berichten

Niets irritanter dan een e-mail waarin de voorgaande e-mailberichten almaar meer worden opgestapeld. Verwijder regelmatig de vorige berichten om het overzicht te bewaren. Oh ja en als je een e-mail doorstuurt naar iemand anders, let er dan op dat je geen ongewenste informatie over de persoon in kwestie per ongeluk mee stuurt. En pas zeker ook op met ‘reply to all’, wanneer je vertrouwelijke mails verstuurt.

(nm) – Bron: Businessinsider.com