Stop de e-mail tsunami: 6 tips!

Op recepties en familiefeesten kan je ze er zo uithalen: e-mailverslaafden bekijken hun smartphone met de regelmaat van de klok alsof er elk moment het bericht van een mooie lottowinst in aantocht is.

Tegenwoordig is het schijnbaar heel normaal dat binnenkomende e-mails onze werkdag gaan bepalen. We doen blijkbaar weinig anders dan het uitvoeren van opdrachten die in de lawine van e-mails verwerkt zitten. Erger nog, sommigen zijn er echt aan verslaafd en kijken zo’n 30 keer per dag of er een nieuw bericht is binnengekomen. De vergelijking met een verslaving aan een gokmachine is zo gek nog niet en bovendien worden de sociale media steeds talrijker, wat het probleem nog vergroot.

Multitasking = dodelijk

Kort samengevat zitten we achteraan in de auto in plaats van vooraan. We rijden dus mee in plaats van zelf aan het stuur te zitten. De werkdag wordt op deze manier herleid tot blokjes van korte momenten waar je snel iets gaat afwerken. Je neemt kortom de tijd niet meer om gedurende een uur of langer aan iets te werken dat meer aandacht vraagt. Zo loopt een doordeweekse vergadering haast gegarandeerd uit, omdat een derde van de aanwezigen zit te mailen of te sms’en.

De aandacht moet op deze manier worden verdeeld tussen de aanhoudende boodschappen en de te verrichten taken. Multitasking is dodelijk voor onze efficiëntie dus is het belangrijk dit anders aan te pakken.

6 praktische tips tegen een e-mail tsunami

1. Tracht het aantal e-mails die je ontvangt drastisch te laten dalen door zelf zo weinig mogelijk e-mails te versturen. Medewerkers die veel mails verzenden krijgen er gegarandeerd veel terug.
2. Neem zelf je verantwoordelijkheid voor de boodschappen die je verstuurt en zet niet steeds je baas in cc. Vaak komt dit niet goed over, omdat het lijkt alsof je je ouders in cc zet om toch maar gedekt te zijn in het geval er problemen van komen.
3. ‘Reply to all’ is in vele gevallen niet nodig, dus schrap de ontvangers die volgens jou je e-mails niet zouden moeten krijgen. Elke dag een lege inbox is een geweldige ervaring dus elke extra e-mail is er een te veel.
4. Zet je mailsysteem regelmatig uit en werk je taken af zonder deze storingen. Als je ‘pop-up’ nog opstaat, zet deze dan af om aan de verleiding te kunnen weerstaan. Deze melding lezen (dus niet de mail zelf) is op zich al een storing. Heb je Outlook toch de hele dag nodig, dan is het een koud kunstje om je e-mails niet elke 5 minuten op te laden, maar bijvoorbeeld slechts om de 3 uur. (Google even “ms outlook send receive frequency” om dit aan te passen, nvdr.) 
5. Probeer je e-mails zo kort mogelijk te houden en maak werk van je onderwerp. De ontvanger kan meteen inschatten hoe dringend de boodschap is en jij vindt je mails achteraf veel sneller terug. Prachtige zinswendingen en indrukwekkende proza zijn ballast voor e-mails en het zal de lezer ontmoedigen de hele mail door te nemen. Kort en krachtig zijn is dus de boodschap.
6. Antwoord nooit meteen op een e-mail want voor je het beseft, gaat je contactpersoon ervan uit dat hij/zij via mail ook dringende boodschappen naar je kan versturen. Als het echt dringend is, neem dan de telefoon en tracht je omgeving zo op te voeden dat ze hetzelfde doen. E-mailen is een vorm van communicatie en je weet nooit hoe jouw snelle reactie overkomt. Bij goed weer en goedgezinde collega’s kan de ontvanger misschien denken dat je hen snel en professioneel verder helpt. Bij slecht weer en minder goed gezinde collega’s zou het kunnen dat de ontvanger denkt dat je niets beters te doen hebt dan het wachten op zijn/haar e-mails.

(tc) – Met dank aan Time Management Company 

>> Schrijf je in voor de open opleiding van Time Management Company en krijg 10 procent Jobat-korting!