Nieuwe trend: virtueel management

virtueel management

Moderne managers zoals Frank Van Massenhove, voorzitter van de Federale Overheidsdienst Sociale Zaken, zwengelen de discussie over virtuele teams en thuiswerken met de regelmaat van de klok aan. De vraag is natuurlijk hoe organisaties er baat bij kunnen hebben om hun medewerkers van op afstand aan te sturen.

Uit een recent onderzoek van Intermediair onder 11.000 medewerkers van 70 verschillende Nederlandse bedrijven blijkt dat 77 procent van de thuiswerkers zich thuis beter kan concentreren, terwijl 78 procent aangeeft zo ook effectiever te kunnen werken. Andere onderzoeken zoals de Nationale Nieuwe Werken Barometer 2012 tonen dan weer aan dat de beoogde effecten niet altijd kunnen behaald worden. Hoe dan ook zal de trend zich ongetwijfeld verder zetten.

Maar is elk type medewerker wel geschikt om op deze manier te werken of moeten bedrijven op zoek gaan naar bepaalde profielen? Hetzelfde geldt uiteraard ook voor hun managers. Hoe moeten zij zich aanpassen aan dit nieuwe kader? Welke ICT aanpassingen zijn noodzakelijk?

Flexibiliteit

Google heeft met Google Apps zonder twijfel de trend van thuiswerken ondersteund. Het maakt niet uit of het gaat om een multinational of een eenmanszaak. Zowat elk bedrijf kan voordeel halen uit nieuwe technologieën zoals het online delen van bestanden, video conferencing, online netwerking, etc. Kenniswerkers moeten in vele gevallen niet eens op kantoor aanwezig zijn om hun job op een degelijke manier uit te voeren.

Flexibiliteit zal in de toekomst bovendien een belangrijk aspect vormen om medewerkers aan te werven of aan boord te kunnen houden. Een prikklok zal op korte termijn enkel nog in musea te zien zijn en medewerkers zullen de vrijheid om zelf hun tijd in te delen als een van de belangrijkste aspecten van de job beschouwen.

Uit verschillende onderzoeken blijkt dat medewerkers die regelmatig van thuis uit werken productiever zijn, minder last hebben van stress en zich minder vaak ziek melden. Bovendien is het niet onbelangrijk dat ondernemingen op korte termijn hun overheadkosten kunnen laten dalen. Het aantal vierkante meter kantoorruimte dat bedrijven kunnen uitsparen vertaalt zich vrijwel meteen in lagere huurkosten, investeringskosten en energiekosten.

Nadelen

Logisch gevolg is dat bepaalde processen en samenwerkingsvormen zullen wijzigen. Zo zal de communicatie vaker via e-mail, videoconferencing en/of telefoon plaatsvinden. En ja, dit kan zeker ook nadelen met zich meebrengen. Het gevaar bestaat immers dat relaties tussen medewerkers onderling of de relatie met de leidinggevende onder druk komen te staan door het gebrek aan ‘face to face’ contacten. Zo is lichaamstaal een belangrijke factor die in deze vorm van communicatie vaak ontbreekt. Hierdoor kunnen bepaalde boodschappen verkeerd geïnterpreteerd worden wat voor de nodige frustratie kan zorgen.

Heel wat leidinggevenden hebben het bovendien moeilijk met het aspect ‘vertrouwen’. Zo hebben ze geen idee van hoe de medewerkers tot resultaten komen, om hoe laat zij opstaan en of dat er misschien kinderen in huis rondlopen. De vraag is natuurlijk of dit relevant is. Als de virtuele medewerker zijn werk tot een goed einde brengt dan is de manier waarop in vele gevallen niet belangrijk. De tijd dat leidinggevenden constant over de schouder van de medewerker meekijken is al lang voorbij.

‘Micro management’ blijkt in de praktijk contraproductief te zijn, in tegenstelling tot een coachende houding waarbij de manager blijk geeft van vertrouwen. Het spreekt voor zich dat een degelijke briefing van wat er precies van de medewerker wordt verwacht bijzonder belangrijk is. Duidelijke doelstellingen en regelmatige feedbackmomenten zijn dan ook noodzakelijk.

(tc) – i.s.m. TimeManagementCompany.com 

>> Schrijf je in voor de open opleiding van Time Management Company en krijg 10 procent Jobat-korting!  

Meer info over Thuiswerken

20/01/2014