Hoe win je 1 minuut per e-mail?

Outlook? Iedereen kan daar toch mee werken. Elke Stultjens weet dat het beter kan. Als zaakvoerster van BestBuro verhoogt ze dagelijks de softwarekennis van medewerkers, bedrijfsleiders en ondernemers via softwaretrainingen op maat. Sinds 2003 werkt ze aan een methodiek om efficiënter te werken met Outlook. In haar eerst boek – Outlook op zijn best – leert ze je die BestBuro-methodiek aan.

“Heel wat mensen gebruiken hun Postvak IN op een verkeerde manier”, legt Elke Stultjens uit. “Vergelijk het met een stapel brieven op je tafel. Sorteer ze eerst om ze vervolgens kort maar krachtig te beantwoorden. En met dat sorteren bedoel ik niet dat je de mails in 27 verschillende mappen moet stoppen. Want dan vind je ze nooit meer terug. De zoekfunctie van Outlook werkt niet optimaal in mappen.”

Belangrijk? In bijlage

“Anno 2016 moet alles razendsnel gebeuren. Het is echter een verkeerde perceptie dat je elke mail altijd onmiddellijk moet beantwoorden. Is er veel uitleg nodig, geef je contactpersoon dan aan dat je de mail goed ontvangen hebt en je hem of haar zal antwoorden tegen een bepaalde datum. Eigenlijk is dat toch niet meer dan de essentie van goede communicatie”, zegt Elke Stultjens.

“Belangrijke informatie – zoals een offerte, factuur, klacht of briefing – verstuur je best in bijlage. De mail is dan een begeleid schrijven, net zoals via briefwisseling per post. De mail verwijder je, de bijlage sla je op.”

Taart in de keuken!

“Daarnaast raad ik ook aan om intern zo weinig mogelijk mails te versturen. Hoe vaak worden er ‘Taart in de keuken!’-mails naar alle collega’s verstuurd? Daar komen dan een waslijst reacties op en eigenlijk is dat alleen maar ballast voor je mailbox”, verduidelijkt de zaakvoerster van BestBuro.

“Wil je iets vragen aan je collega’s? Werk dan met Outlook-verzoeken. Dat is veel efficiënter. Nog een tip? Markeer je mails niet opnieuw als ongelezen omdat je er in de toekomst nog op moet antwoorden. Of doe je dat ook met je brieven? Ze opnieuw in de enveloppe stoppen en dichtplakken?”

6 concrete tips

1. Bewaar ongelezen mails in je Postvak IN. Afgehandelde berichten verplaats je naar de map Gereed en verzonden mails vind je in Verzonden Items. Alle andere mappen zijn overbodig.
2. Communiceer consistent. Laat weten wanneer iets dringend is. Geef eventueel een deadline op. Dat voorkomt frustraties en misverstanden.
3. Gebruik BCC niet. Afdruk samenvoegen is een veel beter alternatief.
4. Maak ‘Snelle stappen’ in Outlook aan om standaardmails veel sneller te versturen.
5. ‘Outlook vandaag’ geeft je een overzicht van je werkdag. Met één klik op je e-mailadres krijg je een overzicht van je takenlijst en afspraken.
6. Uitgaande mails opvolgen? Klik voor je de e-mail verstuurt op ‘Opvolgen’, selecteer ‘Aangepast’ en geef een datum in. Outlook zet de herinnering automatisch in je agenda.

Bespaar 1 minuut per e-mail

Meer weten? ‘Outlook op zijn best’ richt zich tot drie specifieke doelgroepen: interne medewerkers, de salesmanagers op de baan en de zaakvoerders. Voor elk functieprofiel beschrijft Elke Stultjens tips en trucs om je mailbox het best te structureren. “Uit verschillende tests blijkt dat wie met de BestBuro-methode werkt één minuut per mail per dag kan besparen. Reken dat maar eens uit op week-, maand- of jaarbasis. Bye, bye, digistress.”

(em)