Hoe krijg ik weer grip op mijn werkdag?

Nood aan time management?

Om weer controle over je werk te krijgen is het cruciaal om keuzes te maken. Dit klinkt op zich eenvoudig, maar de toegenomen werkdruk en de overvloed aan informatie bemoeilijken dit keuzeproces aanzienlijk. De EFFECT-methode van Time Management Company helpt je hierbij en geeft je de nodige bouwstenen om je werk beter te organiseren.

EFFECT staat voor Essentie, Functie, Focus, Efficiëntie, Creativiteit en Toolbox en vormt de leidraad van de methode.

1. Op zoek naar de essentie

De zoektocht naar de Essentie begint met een onvervalste egotrip. Waar wil je naartoe? Wat wil je zijn? Wat wil je bereiken? Wat zijn je passies?

De antwoorden op bovenstaande eenvoudige vragen vormen de basis voor je doelstellingen. Tracht die doelstellingen zo SMART (Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realiseerbaar en Tijdsgebonden) mogelijk op te stellen, maar beschouw het zeker niet als een hindernis. Het stellen van prioriteiten is niets meer of niets minder dan doordacht keuzes maken. Op basis van belangrijkheid en urgentie kun je beslissen om bepaalde taken meteen te doen, in te plannen, te delegeren of gewoon niet uit te voeren. Die laatste categorie zal je wellicht de grootste tijdswinst opleveren.

Herman Van Rompuy
Herman Van Rompuy, voorzitter van de Europese Raad
“Mijn voornaamste methode is het voor ogen houden van een aantal doelstellingen. Die moet je niet zien op een te lange termijn, want daar komen teveel onverwachte factoren tussen.”

2. Afbakenen van functies

Nadat je de essentie hebt bepaald kan je overgaan tot het afbakenen van je functies. Sommigen staan versteld hoeveel rollen zij vervullen in het dagelijks leven. Je tracht een haalbare combinatie te vinden tussen je werk en privéleven. Het is dan ook belangrijk jezelf af te vragen: Wie ben je op het werk? Wie ben je thuis? Wie ben je in het verenigingsleven?

Hoe jouw plaatje er ook uitziet, probeer een haalbare combinatie te vormen. Een jaarlijkse evaluatie van de balans tussen je werk en je privéleven is zeker de moeite waard.

Hans Bourlon
Hans Bourlon, ceo Studio 100
“Ik vergelijk het leiden van een bedrijf graag met een grote boot. Als je kapitein bent, moet je vooral bezig zijn met waar je naartoe vaart. Ik moet niet aan het stuur staan, dat moet de stuurman doen. En om het anker neer te laten, is er ook een specialist.”

3. Focussen op doelstellingen

Focussen op je doelstellingen is niet zo eenvoudig als het lijkt. In onze maatschappij zijn storingen niet meer weg te denken. Omdat ze een grote bron van tijdverlies zijn, hebben we geen andere keuze dan die onderbrekingen tot een minimum te beperken.

Zo is ‘Nee’ zeggen een kunst op zich. Als je het goed overbrengt, kun je dit doen zonder mensen te schofferen. Meteen aangeven waarom iets niet mogelijk is – vergeet hierbij je glimlach niet – brengt je al een heel eind op weg.

Ook systematisch activiteiten schrappen, uitbesteden of delegeren kan je veel tijd doen besparen. Communicatie is hierbij een essentieel onderdeel.

Ten slotte is een datadieet een echte aanrader. Het is een kunst om snel de relevante data op te sporen. Selectief omspringen met informatie is dus een absolute noodzaak. Zorg dat je goed weet welke informatie je interesseert en focus je alleen op die berichten.

Geert Noels
Geert Noels, ondernemer en econoom
“Ik denk dat je echt voor jezelf moet zeggen: Moet ik dit echt doen? Is dit nu mijn agenda of past dit in iemand anders zijn agenda? Soms moet je ‘nee’ of ‘later’ kunnen zeggen.

4. Het Efficiënt uitvoeren van taken

Het efficiënt uitvoeren van taken vereist een goede planning. We organiseren vele vergaderingen en afspraken, maar weinig mensen plannen afspraken met zichzelf. Het loont beslist de moeite om het grootste deel van je goede voornemens op een bepaalde dag en een bepaald uur in te plannen. Laat hierbij wel voldoende ruimte voor onverwachte situaties.

Om efficiënt te werken, kan je de 80/20 regel van Pareto toepassen. Deze stelt dat 80 procent van de uitkomsten veroorzaakt worden door 20 procent van de oorzaken. Indien het moeilijk is om de 20 procent in kaart te brengen, kan je jezelf volgende vragen stellen: Waar heeft jouw baas het altijd over tijdens het functioneringsgesprek? Hoeveel tijd heb je precies besteed aan dit aspect van je job?

Een degelijk organisatiesysteem zoals de ‘Gettings Things Done’-methode van David Allen helpt om structuur te brengen in het dagelijks leven. Dit systeem stelt dat een persoon die zijn taken vastlegt, niet over zijn taken hoeft te blijven nadenken. Het moeten herinneren van taken verdwijnt en maakt plaats voor het effectief uitvoeren van taken.

Willem Middelkoop
Willem Middelkoop, Nederlands auteur en ondernemer
“Tijd is ongetwijfeld een schaarste goed. Ik ben iemand die leeft volgens het 80/20-principe. Dit betekent dat je vrij intensief leeft en dat je zoveel mogelijk zaken in de beschikbare tijd probeert te realiseren. Je kunt je tijd op die manier drie tot vier keer beter benutten dan iemand die dit niet zou doen.”

5. Creativiteit: leer inspelen op onverwachte gebeurtenissen

Tijdsbeheer en creativiteit gaan, in tegenstelling tot wat velen denken, hand in hand. Hoe meer je de lastige taken kunt comprimeren, hoe meer tijd je hebt om creatief bezig te zijn. Door de vele veranderingen is het logisch dat we creatief met onze doelen, rollen en omgeving moeten omspringen.

De techniek van mindmapping verplicht ons bijvoorbeeld om op een andere manier naar tijdsbesteding te kijken. We gaan doelgericht denken, problemen oplossen of op ideeën komen. Je kunt verbanden leggen tussen verschillende tijdsbestedingen.

Jacques Rogge
Jacques Rogge, voorzitter van het Internationaal Olympisch Comité
“Als je je gedachten niet op een A4’tje kunt zetten, dan zijn je gedachten niet klaar. Die A4’tjes worden een dag tevoren door mijn kabinet bestudeerd. Mijn medewerkers noteren bepaalde opmerkingen en ik bekijk die s’avonds. Omdat de vergadering voor de volgende dag goed is voorbereid, kunnen we efficiënt vergaderen, want ik heb de kern van het probleem al goed bekeken, zo niet definitief opgelost.”

6. Start met je eigen Toolbox

Ten slotte vul je alles aan met je eigen Toolbox. Als je de theorie kunt omzetten in de praktijk, ga je pas echt tijd winnen. Iedereen kan voor zichzelf bepalen wat nuttig is en wat niet. Aan jou de keuze welke toepassingen je de moeite waard vindt.

Download je gratis toolbox via www.timemanagementcompany.com/jobat en win tijd op jouw manier.

(tc) – Bron: Time Management Company 

>> Schrijf je in voor de open opleiding van Time Management Company en krijg 10 procent Jobat-korting!  

Meer info over Stress , Gelukkig op het werk , Evenwicht werk-privé

20/01/2014