Hoe efficiënt communiceren op kantoor?

"In een e-mail wind je je best niet op. Het internet is geen geschikt medium om ruzie te maken" (Mark Van Bogaert, schrijftrainer)

Wat is het geheim van een goede mail, tekst of verslag?

Het is vooral een kwestie van efficiëntie. Heldere mails vermijden een lawine van heen-en-weerberichten. De meeste mensen mailen te slordig. Ze herlezen niet wat ze schrijven, met soms onbegrijpelijke zinnen tot gevolg. Wie zijn mail herleest, haalt de onbegrijpelijke dingen eruit. De tijd die je daarin steekt, win je achteraf gemakkelijk terug.

Dat is de theorie. Hoe doe je dat in de praktijk?

Bekijk eerst en vooral of een mail wel het geschikte medium is om je boodschap over te brengen. Netelige kwesties of emotionele boodschappen breng je beter rechtstreeks of via de telefoon. Ook je onderwerpregel is belangrijk. Het is een selectiecriterium voor de lezer om je mail al of niet te openen.

Hou je mails kort en spreek de ontvanger persoonlijk aan. Mails waar andere mensen in kopie (cc) staan, worden minder gelezen. De lezer moet kunnen zappen in je mail. Zet dus het belangrijkste eerst en zorg voor een duidelijke, sprekende onderwerpregel. Tegenwoordig lezen mensen slechts een derde van hun mails. Dat blijkt uit onderzoek van de Amerikaanse Stephanie Miller uit 2007 en wordt bevestigd door gegevens van de Belgische beroepsvereniging Interactive Advertising Bureau.

Verslagen schrijven van vergaderingen is nooit echt leuk. Hoe pak je dat best aan?

In die verslagen zijn de mensen het belangrijkst. De eerste vraag die ik krijg als ik naar een vergadering ben geweest is: wie was er allemaal? Mensen zijn geïnteresseerd in wat andere mensen zeggen en doen. Dus moet je ook in je verslagen de mensen goed naar voor laten komen.

Een verslag moet ook scanbaar zijn. Zet daarom de to do’s in de kijker en zet er namen bij. Dat vergroot de kans dat de to do’s ook worden uitgevoerd. Je mag niet vergeten dat zo’n verslag een werkinstrument is.

Powerpoints dan maar, nog een schrik van velen. Kan u ons verlossen?

Mensen hebben een bloedhekel aan bullets in powerpointpresentaties. Het scherm waarop je je presentatie projecteert, is een beeldmedium. Daarop projecteer je beelden die emotioneel ondersteunen wat je vertelt. Belangrijk is dat je een sterk verhaal hebt dat ondersteund wordt met beelden op het scherm en dat samengevat terug te vinden is in je hand-outs. Als ik spreek over milieuvervuiling, toon ik bijvoorbeeld een dode vogel op het scherm, maar ik vertel over de statistische gegevens.

Een woord dat me intrigeerde in de aankondiging van uw boek is ‘mailigheid’.

Ik schrijf een satirische rubriek in een vakblad en die draagt de titel ‘Mailigheid’. Het is een satirische kijk op teksten die ik vind in mijn brievenbus en mailbox. Ik ben onlangs 50 geworden en kreeg van mijn ziekenfonds een felicitatiebrief. Ik kon een gratis cadeau krijgen - een digitale koortsthermometer of een kookboek - als ik een antwoordkaart terugstuurde. Op de antwoordkaart kon ik aanduiden over welke onderwerpen ik een informatiefolder wilde ontvangen: rugklachten, kanker, opvliegers, vervelende maandstonden … Die minder aangename infoaanvragen staan natuurlijk haaks op de verjaardagswensen. Dat is satire op zich.

Bovendien kan een ziekenfonds toch inschatten dat ik als man nooit last zal hebben van opvliegers. Bij de rugklachten stond zelfs dat ook onze koning (met een hoofdletter K) last had van rugklachten. Dat is een man van dik in de zeventig. Daar vergelijk ik mijzelf niet mee.

(kg) - Illustratie: (rp)