De 5 geheimen van een perfecte vergadering

Zouden mensen dit wel eens hebben bij vergaderingen die jij organiseert?

Soms? Misschien? Dan is het tijd om goed na te denken bij je aanpak! Hier zijn de vijf geheimen van een perfecte vergadering, eentje zonder onnodige deelnemers, waarin het doel in zo kort mogelijke tijd bereikt wordt.

1. Benoem altijd de DUW

• Doel = de geplande activiteit
  Dit is een werkwoord. Bijvoorbeeld: bepalen hoe we probleem x oplossen.
• Uitkomst = het tastbare resultaat
  Dit is een zelfstandig naamwoord. Bijvoorbeeld: een plan van aanpak voor probleem x.
• Waarom = waarom de vergadering belangrijk is
  Aan welke bedrijfsdoelstelling draagt dit bij en waarom is de vergadering nu nodig. Bijvoorbeeld: als het probleem nu niet wordt opgelost, dreigen wij deze belangrijke klant te verliezen.

Als je de DUW letterlijk vermeldt in de uitnodiging, weten alle deelnemers wat zij kunnen verwachten. Zijn zij niet de juiste deelnemers, dan kunnen ze de uitnodiging weigeren en bijvoorbeeld doorsturen aan een collega die het onderwerp beter kent.

2. Bespreek de belangrijke onderwerpen altijd eerst

Zo voorkom je dat een onbelangrijke discussie uitloopt en je geen tijd meer overhoudt voor wat er écht toe doet.

3. Eindig een vergadering altijd met een samenvatting

Wat zijn de genomen besluiten en de afgesproken acties? Overloop deze nog eens aan het eind van de meeting, zo geef je anderen de kans om eventuele misverstanden direct te herstellen, nu men nog aanwezig is en men de kennis over het onderwerp paraat heeft.

4. Schrijf altijd een verslag

En doe dit zo snel mogelijk na de vergadering wanneer de kennis nog vers in je hoofd zit. De notulen zijn uiteraard gebaseerd op aantekeningen die je tijdens de vergadering hebt genomen. Goede notulen benoemen twee zaken: de genomen besluiten en de afgesproken acties, inclusief de verantwoordelijke personen en de afgesproken deadlines.

5. Volg de to-do’s op

Zet een herinnering in je agenda om na enkele dagen te controleren of iedereen zijn/haar acties inderdaad heeft uitgevoerd.

(ak) 

Wil je graag kennis maken met talloze andere tips voor stressvrij werken op kantoor? Schrijf je dan in voor de gratis nieuwsbrief van Alexander Keehnen, via www.emailopkantoor.nl. 

Alexander Keehnen is projectmanager bij een grootbank en geeft workshops over zelfmanagement. Meer tips over effectief vergaderen zijn te lezen in zijn boek ‘Weg met Stress op Kantoor’. Twitter: @AKeehnen.