’Begin nooit je werkdag met je e-mail te checken’

De Saedeleer helpt binnen de organisatie collega’s die worstelen met hun e-mail of kampen met een overvolle inbox. “Soms geef ik een persoonlijke training en dan ga ik ook weleens naast de collega’s zitten, doorgaans op hun vraag. Maar de andere tijd begeleid ik hoofdzakelijk mensen, diensten en afdelingen bij projecten die zij opzetten rond efficiëntie en effectiviteit of – zoals wij het bij Colruyt Group omschrijven – werkvereenvoudiging.

Voor het opzetten van deze projecten beschikt onze afdeling over verschillende services die wij kunnen inzetten.” Vanuit haar expertise weet de coach hoe efficiënt e-mailen verloopt.

Hoe vaak je e-mail checken op kantoor?

Bij sommige kantoormedewerkers komt de e-mail de hele tijd binnen, en wordt die ook de hele tijd beantwoord. Dat is geen goed idee. “Het is erg belangrijk om die constante afleiding van geluidjes en alerts uit te schakelen”, stelt Kelly De Saedeleer.

Zelf suggereert de coach om slechts drie keer per dag de e-mail te checken. “Maar dan ga ik ervan uit dat je dagtaak niet wordt aangestuurd door e-mail, zoals bijvoorbeeld in een contactcenter het geval is. Dan check je bijvoorbeeld beter om het halfuur.”

Wat is de 3D-aanpak?

Een van de grootste misverstanden in e-mail is, volgens Desaedeleer, dat er een verschil is tussen het verwerken van een e-mail en het effectief uitvoeren van de actie die voortkomt uit de mail zelf (het doen). Cruciaal hierbij is de zogenaamde 3D-aanpak: dumpen, delegeren en doen.

“Eerst kijk je of de mail voor jou geldt, vervolgens kun je de taak naar iemand anders sturen, ook al blijf jij zelf nog wel verantwoordelijk. En ten slotte voer je het uit. Als het maar 5 minuten kost, kun je het meteen doen. Anders plan je het voor later in.” Soms heeft men het in het jargon ook over de 4D-aanpak omdat ‘doen’ dan in twee wordt verdeeld: ‘doe het nu’ of ‘doe het later’.

Waarmee begin je de werkdag?

Hierin is de De Saedeleer formeel. Liefst niet met het checken van je e-mail. “Ook al besef ik dat dit voor veel mensen erg moeilijk ligt en dat de verleiding mogelijk te groot is. Je begint het best met een bepaalde taak, soms misschien een moeilijke taak en pas dan kijk je naar je e-mail. Dan is die ene taak toch al af.”

Waar eindig je de werkdag mee?

Met een lege inbox. Dat betekent niet dat je alles hebt kunnen uitvoeren. “Vaak heeft men het over het archiveren van e-mails, maar eigenlijk vind ik dat een foute term”, stelt De Saedeleer. “Archiveren doe je eigenlijk alleen als er geen concrete actie meer moet komen. Daarom is een to-dosysteem zo belangrijk. Zo krijg je een goed overzicht van de taken die je nog moet uitvoeren.”

Bij Colruyt Group is een lege inbox een apart begrip. Standaard beschikt een medewerker van Colruyt Group, dat voor de organisatie en haar medewerkers zijn eigen mailsysteem ontwikkelde en gebruikt, namelijk over twee inboxen, soms zelfs vier. “Enerzijds hebben we een inbox voor dringende mails, waar binnen de 24 uur actie is vereist. Daarnaast zijn er de mails die als nota dienen, die minder dringend zijn. Ten derde is er de mailbox met mails die je louter als kopij moet lezen, en ten slotte de externe mailbox, met mails van buiten de organisatie.”

(wv) 

(wv) – Bron: MARK Magazine