4 stappen om je werklast onder controle te krijgen

Hoe houd je dit allemaal onder controle? ‘Controle’ is in feite een gevoel. Het tegenovergestelde gevoel van ‘ik moet nog zo veel doen, en er komt meer bij dan ik kan wegwerken’. Door bij te houden wat je moet doen en wanneer je dat gaat doen, zorg je ervoor dat je dat gevoel van controle creëert en vasthoudt.

Projectmanager en schrijver Alexander Keehnen heeft in zijn boek ‘Weg met Stress op Kantoor’ beschreven hoe je als kenniswerker nooit meer onzeker en gestrest door kantoor hoeft te rennen. Hieronder worden de belangrijkste stappen in het omgaan met deze uitdaging beschreven ...

Stap 1: schrijf alles op

Alles wat je belooft te doen, alle taken die je accepteert, alle informatie die je leert: schrijf het op. Zo voorkom je dat stressvolle gevoel dat zegt: “volgens mij vergeet ik iets, maar ik heb geen idee wat”.

Bedenk ook een systeem waarbij je alle relevante informatie op één plaats bewaart. Op deze manier krijg je een duidelijk overzicht van alles wat je moet doen.

Tip: om alles te kunnen noteren, moet je altijd pen en papier (of een tablet/laptop) bij je dragen.

Stap 2: verzamel je actiepunten

Al je aantekeningen kan je grofweg in twee categorieën opdelen: informatie en acties.

1. Informatie kun je archiveren op een plaats waar je het later gemakkelijk terugvindt.
2. De actiepunten zijn nog veel belangrijker in het voorkomen van stress. Zorg dat deze allemaal op één lijst komen te staan. Deze lijst wordt jouw bijbel, het centrum van je werkende bestaan.

Stap 3: rangschik de actiepunten

Nu je weet wat je allemaal moet doen, ben je al een eind op weg naar stressvrij werken. Het is nu belangrijk om te weten waarmee je begint. Welke taken zijn belangrijk? Welke taken zijn urgent, maar eigenlijk niet zo belangrijk? Welke taken gaan direct bijdragen aan je succes en dat van je bedrijf? Door het stellen van deze vragen kun je bepalen in welke volgorde je je lijst gaat afwerken.

Proficiat, nu weet je exact wat je te doen staat. Je hoeft het nu alleen nog maar te dóen.

Stap 4: focus!

Als laatste gaat het erom dat je alle afleidingen die voortdurend op de loer liggen behendig kunt omzeilen. (Lees: De 5 grootste tijdverspillers op kantoor: hoe ga je ermee om?)

Voornamelijk urgente zaken die eigenlijk niet zo belangrijk zijn vormen een bedreiging voor je gemoedsrust en overzicht. Urgente zaken schreeuwen om aandacht, maar dat betekent niet dat ze jouw aandacht ook verdienen. Bijvoorbeeld? E-mails! De talloze e-mails die je dagelijks ontvangt zorgen er voortdurend voor dat je wordt afgeleid van de werkzaamheden die er echt toe doen. Terwijl ‘e-mails verwerken’ zeker een taak is die thuis hoort op je to-do lijst, is het niet zo dat dit steevast bovenaan hoort te staan. Laat je dus niet afleiden door iedere nieuwe e-mail en focus gewoon op je lijst met taken. Dan zie je de taak “e-mails verwerken” vanzelf bovenaan je lijst verschijnen.

(ak) 

Waren bovenstaande tips waardevol? Bekijk dan ook eens het gratis rapport met een duidelijke strategie om effectief met je e-mails op kantoor om te gaan. 

Alexander Keehnen is ervaringsdeskundige in het kantoorleven en één van de autoriteiten op het gebied van stressvrij werken op kantoor. In mei is zijn boek, ’Weg met Stress op Kantoor’, uitgekomen waarin een simpele, gedetailleerde methode voor stressvrij werken aangeboden.