AlgemeenCoördineren, ondersteunen, bewaken en waar nodig vereenvoudigen van administratieve procedures en richtlijnen zodat een adequate dienstverlening kan worden gegarandeerd aan interne en externe klanten, met betrekking tot secretariaats- en balietaken.
Dagelijkse aansturing, motivering en ondersteuning van de balie- en secretariaatsmedewerkers zodat de hier bovenvermelde dienstverlening op een vlotte en correcte manier verloopt.
Vakmatige en organisatorische activiteiten- Coördineren, opstellen van werkverdeling en personeelsplanning ter continuïteit van de secretariaats- en balietaken van het International Office, alsook van het algemeen onthaal van het Karel Van Miert gebouw, waar het International Office is gehuisvest.
- Medewerkers coachen, sturen en motiveren door het opmaken van duidelijke afspraken en het uitzetten van praktische regels, door hun opleidingsbehoeften te detecteren en functionerings- en evaluatiegesprekken te voeren
- beslissingen van hogere niveaus toelichten aan de secretariaats- en baliemedewerkers en implementeren
- kennis van de inhoud van de taken van de secretariaats- en baliemedewerkers geactualiseerd houden door zelf regelmatig de kerntaken over te nemen, alsook in te vallen tijdens drukke periodes, bij ziekte en verlof
- voorstellen doen ter optimalisatie van de werking en dienstverlening alsook adviezen geven (op structurele en ad hoc basis) aangaande de materies die tot de eigen bevoegdheid horen aan collegae en het afdelingshoofd
- catalogusbeheer van de bibliotheek van het International Office
- kwaliteitsbewaking van de dienstverlening
- rapporteren aan het afdelingshoofd
Tot de kerntaken van het secretariaat behoren: agendabeheer, bestellingen & betalingen, stockbeheer, verzendingen, kopiëren, plannen en logistiek voorbereiden van vergaderingen, deelname aan bewonersvergaderingen van het gebouw en contacten met interne en externe helpdesks, administratief ondersteunen van de stafmedewerkers.
Tot de kerntaken van de balie behoren: eerste aanspreekpunt voor toekomstige en huidige buitenlandse studenten (verzekeringen, verblijfsvergunningen, visa-aangelegenheden, gezinshereniging, belastingsformulieren, afspraken gemeente, werkvergunningen, huisvesting, internationale studiebeurzen, ...) en uitgaande eigen studenten. Ondersteuning naar de studentgerichte VUB-diensten als eerste lijn informatieverstrekker, voor zover relevant voor buitenlandse studenten en uitgaande eigen studenten.