Plus de contrôle sur votre journée de travail en 6 étapes

La méthode EFFECT de Time Management Company vous y aide. En somme, un retour aux fondements pour mieux organiser votre travail. EFFECT pour illustrer le fil rouge de la méthode : Essentiel, Fonction, Focus, Efficience, Créativité et Toolbox (boîte à outil).

1. En quête de l’essentiel

Pour rechercher l’essentiel, nous devons commencer par plonger dans notre véritable égo. Où voulez-vous aller ? Quels sont vos objectifs ? Et vos passions ? C’est sur base des réponses à ces questions simples que vous pouvez fixer vos objectifs. Essayez autant que possible de les choisir les plus SMART possibles (Spécifique, Mesurable, Acceptable, Réalisable, et limité dans le Temps). Ne voyez certainement pas cela comme un obstacle. Poser des priorités, ce n’est rien de plus ou de moins que faire des choix réfléchis. Sur base des principes de tri entre ce qui est ou non important et ce qui est ou non urgent, vous pouvez décider de faire immédiatement certaines choses, d’en planifier d’autres, de les déléguer ou simplement de ne pas les exécuter. C’est avec cette dernière catégorie que vous réaliserez le plus gros gain de temps.

Herman Van Rompuy :
« Ma méthode principale ? Rester branché sur mes objectifs. Ceux-ci ne doivent pas être vus à trop long terme, sinon trop de facteurs inattendus peuvent interférer et en freiner l’atteinte. »

2. Délimiter ses fonctions

Une fois que vous ayez défini l’essentiel, vous pouvez délimiter vos fonctions. Certains n’en reviendront pas du nombre de rôles qu’ils remplissent au quotidien. Vous essayez de combiner votre travail et votre vie privée. Il est donc important de vous demander : qui suis-je à mon travail ? Et à la maison ? Qui suis-je dans la vie associative ?

Quelle image diffusez-vous ? Briguez la combinaison la réaliste possible. Vous arrêtez une fois par an pour juger de l’équilibre entre votre travail et votre vie privée vaut certainement la peine.

3. Focus sur ses objectifs

Ce n’est pas aussi simple qu’il n’y paraît. Dans notre société, les soucis sont multiples. Parce qu’elles sont une source de perte de temps, il nous faut limiter les interruptions au maximum. Dire ‘non’ est un art en soi. Si vous savez le faire passer, vous éviterez d’offenser l’autre. Expliquer tout de suite pourquoi ce n’est pas possible – avec le sourire – et vous aurez déjà parcouru du chemin.

Supprimer systématiquement des activités, externaliser ou déléguer peut vous faire gagner du temps. Pour autant que la communication soit à la hauteur.

Et il est tout à fait recommandé de ne pas consommer trop de données. Rechercher uniquement les données pertinentes demande du talent. Traiter l’information avec sélectivité, c’est absolument nécessaire. Veillez identifier l’info qui vous intéresse et concentrez-vous seulement sur celle-ci.

4. Exécuter ses tâches avec efficience

Un bon planning est nécessaire si l’on veut être efficace dans l’exécution. Nous organisons des tas de réunions, de rendez-vous, mais trop peu des entretiens avec nous-mêmes. Vos bonnes résolutions, vous pouvez les planifier à heure fixe. Le jeu en vaut la chandelle. En laissant aussi de l’espace pour les situations imprévues.

Pour travailler avec efficience, appliquez la loi de Pareto. 20% de causes, 80% des résultats. S’il vous est difficile de lister ces 20%, vous devez peut-être vous poser quelques questions. Pourquoi votre patron vous en parle à chacun de vos entretiens d’évaluation ? Combien de temps consacrez-vous à cette partie de votre job ?

Avec un système d’organisation telle que la méthode ‘Gettings Things Done’ de David Allen, vous pouvez amener de la structure dans votre vie quotidienne. Ce système dit qu’une personne qui inscrit ses tâches, ne doit plus y penser. Il ne faut plus penser à s’en rappeler, ce qui donne plus de place à l’exécution.

5. Créativité : apprendre à tirer profit de l’inattendu

Gestion du temps et créativité vont de pair, quoi qu’en pensent la plupart. Plus vous pouvez compresser votre temps à vaquer à des tâches rébarbatives, plus de temps vous libérez pour les choses créatives. Puisque tout change, nous sommes appelés à rester ouverts face à nos buts, nos rôles et notre environnement.

La technique du mindmapping nous oblige par exemple à regarder d’une autre manière notre emploi du temps. En étant orienté résultats, nous résolvons les problèmes et les idées apparaissent. Et vous pouvez faire des liens entre vos différentes occupations.

Jacques Rogge :
« Si vous ne pouvez inscrire toutes vos réflexions sur un A4, c’est qu’elles ne sont pas prêtes. Ces A4, qui ont été au préalable étudiées au sein de mon cabinet et annotés par mes collaborateurs, je les regarde le soir. Si la réunion du lendemain est bien préparée, elle est plus efficace : j’ai déjà bien ou cerner le cœur du problème et il n’y a plus qu’à le résoudre définitivement. »

6. Assemblez votre propre boite à outils

Il s’agit surtout de passer de la théorie à la pratique. Notez vos ambitions et trouvez des façons d’évaluer vos progrès. Déterminez quels outils, quelles méthodes sont utiles pour vous et lesquels ne vous conviennent pas.

Sources : Time Management Company