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Comment répondre à un mail incendiaire au boulot ?

Des mails coup de gueule, on en a tous reçus. Parfois, on fait les choses de son mieux et c’est vraiment d’un bon niveau, mais il y a toujours des champions qui ont l’art de ne pas agir en professionnels (spécialement au bureau) ou de manquer de décence.

Pourtant, au travail, le mieux est de garder son calme : on représente sa société, cela peut influencer le business à venir et des mots pas corrects peuvent suffire à ruiner un job. Alors à la place de répondre à un mail incendiaire ‘œil pour œil’, restons calme, respirons un coup et lisons ceci d’abord !

1. Ne pas répondre tout de suite

Si vous sentez le besoin de déverser votre rancune en concoctant une réponse sur le champ pour ne plus devoir y penser par la suite, vous pouvez être sûr d’éviter une belle connerie en vous gardant de pousser sur le bouton ‘envoyer’. Prenez votre temps et du recul face au message s’il n’y a pas d’urgence à y répondre. Dormez dessus. Pensez à la meilleure façon de faire, celle qui montrera votre professionnalisme et vous donnera plus de classe. Quoique vous fassiez, ne répondez pas tout de suite. Vous pourriez commettre des bavures à cause de l’émotion et ajouter de l’huile sur le feu. Prenez plutôt un break au distributeur d’eau et laissez le message dormir un peu jusqu’au lendemain.

2. Commencer par être poli

Si quelqu’un vous envoie un mail plein de cruautés, rien ne vous oblige à vous en montrer satisfait mais il vous suffit de rester poli. Un simple ‘merci pour votre message’ remet parfois les choses à leur place. Faites savoir à l’expéditeur que vous appréciez son feedback.

3. Proposer une solution

Parfois vous pouvez commencer par dire : ‘Merci pour votre message, je reviens très vite vers vous’ juste pour envoyer une réponse rapide (ce qui est aussi très professionnel ! ) S’il vous faut répondre à un vilain mail, qu’il vienne d’un collègue ou d’un client, l’important est d’être correct mais ensuite d’aller au cœur du sujet.

Vous pouvez dire que vous comprenez ses frustrations quant à la tournure des évènements, mais vous rappelez l’objectif. Par exemple : ‘Je suis désolé(e) d’apprendre que vous n’approuvez pas notre façon de faire mais c’est dans l’intérêt de tous’. Montrez-vous ensuite prêt(e) à discuter et à contribuer à la résolution du problème.

A nouveau, vous pouvez ouvrir le feu à votre tour mais vous êtes au travail et la meilleure chose à faire est de rester professionnel. Offrir son aide et garder un esprit d’équipe vous rapportera bien davantage. Et si vous devez prendre des distances par rapport à la personne que vous voyez peut-être tous les jours tant vous êtes fâche(e) sur elle, ainsi soit-il. Calmez votre colère de façon constructive, vous ne devez pas aimer tout le monde pour être professionnel.

4. Garder son calme

Si on cite des noms, vous n’êtes pas obligé de tout accepter sans rien dire. Il y a une manière d’être direct et de fixer des limites dans votre message sans paraître aussi grossier qu’on ne l’a été avec vous. Parfois dire les choses aussi simplement que ‘J’apprécie votre feedback mais ne pensez-vous pas qu’il aurait été plus efficace s’il avait été constructif ?’ est une manière de le dire. C’est important de faire savoir à cette personne qu’en accueillant un feedback constructif, on est orienté travail, et l’important est de rester professionnel. Il n’y a pas de mal à le lui rappeler. Gentiment, bien sûr.

On a parfois l’impression d’avoir à faire à des enfants lorsque l’on nous envoie des mails, empreints de brutalité et sans les mots justes. Lorsqu’ils font cela, c’est bien de leur parler comme s’ils avaient cinq ans (pour autant que vous restiez courtois même si vous avez envie de crever votre écran pour envoyer une réplique de votre crû). C’est juste un avis, mais une fois que vous aurez testé la méthode, en restant calme, rationnel et en évitant de répondre ici et maintenant, vous aurez sans doute aussi le plaisir de recevoir des réactions positives et des excuses. Il est toujours utile de montrer aux autres quels imbéciles ils ont l’air d’être face à quelqu’un qui réussit à traiter le problème avec calme !

(sc) - Source : eHow.com 

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