6 conseils pour retrouver une boîte mail en état de marche à votre retour
Votre valise est bouclée, et votre boîte mail ? Pour éviter un retour déjà difficile au bureau, aggravé par les caprices d’un gestionnaire de courriers électroniques qui explose, voici quelques conseils de prudence
- Faites le ménage dans vos messages afin de dégager l 'espace nécessaire à l’accumulation de courriers pendant votre absence :
- vérifiez la taille de votre boîte mail et son taux d'occupation;
- effacez les messages anciens, inutiles et/ou particulièrement encombrants comme les annexes en format PDF, PPT …) ;
- archivez les messages importants sur votre disque dur;
- effacez définitivement votre dossier « éléments supprimés ».
- Désabonnez-vous de vos newsletters et autres messages récurrents et informatifs dont vous êtes certain de ne pas pouvoir lire à votre retour.
- Programmez des régles « gain de temps » : l’une, par exemple, enverra tous les messages contenant tel mot clé dans l’objet vers un dossier « urgent » que vous consulterez en priorité à votre retour. Une autre régle transfèrera tous les mails venant de telle personne vers un collègue que vous aurez désigné pour suivre vos dossiers.
- Déclinez tous les meetings prévus pendant votre absence et indiquez vos dates de vacances dans l'agenda collectif.
- Activez les options « out of office » et programmez des messages d’accueil informant de vos dates de congé & aiguillant selon l’ expéditeur et/ou le sujet des messages vers tel ou tel autre collègue.
- Changez votre mot de passe pour être sûr qu'il n'expire pas avant votre retour et notez-le dans un endroit facile d'accès et de mémoire pour éviter les soucis après vos congés...
A propos, n’en dites pas trop à priori sur votre départ en vacances dans votre statut Facebook, histoire de ne pas faciliter la tâche à d'éventuels cambrioleurs... Eux aussi, aiment les nouvelles technologies !
(fr)
Plus d'info
E-mail
, Vacances annuelles