5 facteurs liés à la perte de temps au bureau : comment y faire face ?

Empêtré dans une discussion ? N’ayez pas peur de l’interrompre : "Désolé, mais je dois retourner travailler. Suis-je parvenu à vous aider ?"

Voici les techniques les plus efficaces pour lutter contre ces facteurs dévoreurs de temps.

1. Perfectionnisme

Quand un dossier est terminé, il est terminé. Chaque minute pendant laquelle vous y songez à nouveau est une minute de gaspillée. Fixez le niveau de qualité qui est attendu selon vous pour chaque travail que vous entamez. Dès qu’il est atteint, passez à la tâche suivante. Tenez-vous en mentalement à ce principe de base : d’abord estimer, puis décider, et ensuite réaliser. Le perfectionniste voudra continuer à cogiter, même après avoir décidé, au lieu de se concentrer sur l’exécution.

2. “Retravailler” (corriger vos erreurs)

Comme le dit le célèbre coach sportif John Wooden : "Si vous n’avez pas le temps de bien faire, quand trouverez-vous le temps de recommencer ?". Il est donc plus intelligent de bien faire du premier coup. Vous y parviendrez en augmentant votre attention et en vous concentrant.

Cela fait surtout perdre du temps dans les tâches administratives : une erreur commise engendre une plainte. Résultat des courses : il faut revenir dessus alors qu’on aurait pu l’éviter en prenant soin de ne pas faire de faute. Mais cela vaut aussi pour les fonctions de management. Par exemple dans la prise de décisions, il conviendra de consulter directement toutes les personnes et de décider sur base d’informations objectives comme des statistiques. Cela évite à d’autres intéressés de revenir sur la décision ou qu’une nouvelle information nous force à devoir faire marche arrière.

3. Collègues et visiteurs imprévus

Nous avons tous un côté altruiste et ne voulons qu’une chose : aider les autres. Mais cela peut parfois nous jouer des tours. Voici une série de suggestions concrètes pour dire non avec respect aux collègues qui vous grappillent du temps précieux :

• "Désolée, je vous aiderais bien volontiers mais je suis occupée pour l’instant. Cela vous convient-il si je viens vous voir dans une demi-heure ?"
• Quelqu’un a des questions à vous poser ? Fixez-lui rendez vous. Il pourra ainsi s’y préparer et tiendra désormais compte de votre planning.
• Choisissez des créneaux horaires fixes pour vous rendre disponible et communiquez-les à vos interlocuteurs les plus fréquents.
• Isolez-vous. Par exemple en télétravaillant ou en réservant une salle de réunion lorsque vous devez exceptionnellement vous concentrer sur un dossier.
• Portez un casque audio ou téléphonique. Vous signalerez ainsi très clairement qu’il ne faut pas vous déranger.
• N’ayez pas peur d’interrompre une discussion : "Désolé, mais je dois retourner travailler. Suis-je parvenu à vous aider ?"

Et puis, inversons un peu les rôles. Vous demandez-vous parfois si vous respectez le temps de vos collègues ?

4. Une urgence, au secours !

Vous connaissez ce sentiment ? Vous recevez un message (oral ou écrit) stipulant qu’une erreur a été commise et vous savez directement que oui, c’est de votre faute. Vous savez quelle en est la cause et vous agissez au quart de tour : corriger, s'excuser et renvoyer.

Malheureusement, dans votre précipitation, vous vous trompez à nouveau et devez une fois de plus vous excuser. Et là, cela commence à devenir quelque peu gênant.

Agir dans la précipitation crée encore plus de problèmes. Réfléchissez à votre aise avant d’entreprendre quelque chose. Rassemblez des faits, des statistiques, et posez plusieurs options qui pourraient vous aider en cas d’urgence. Discutez éventuellement de la solution avec un collègue. Vous éviterez ainsi de poser de mauvaises hypothèses ou d’agir dans la précipitation, ce qui ne ferait qu’aggraver la situation.

5. E-mails

Vous avez certainement au moins un collègue à qui vous évitez d’envoyer des mails… En regardant par dessus son épaule, vous voyez bien que les messages non lus s’accumulent dans sa boite à messages. Et si votre boite à messages, prenait-elle aussi, de temps en temps, les allures du Triangle des Bermudes où des éléments disparaissent mystérieusement ?

Vous avez également du mal à garder le contrôle de votre trafic d’e-mails ?

• Tous les soirs, lorsque vous éteignez votre ordinateur, vérifiez que votre messagerie soit vide.
• Avant tout envoi de mail, demandez-vous si le motif invoqué est bien nécessaire.
• Prenez soin de bien classer et archiver vos messages.

(EH) (SC) Source : Alexandre Keehnen est Project Manager au sein d'une grande banque et donne des workshops au sujet de l'auto-management.